สื่อสารอย่างไรให้เข้าใจกันทุกๆ ฝ่าย 10 วิธีสื่อสารกับพนักงานในองค์กร ให้มีประสิทธิภาพ

เพราะมนุษย์ทุกคนต้องติดต่อสื่อสารซึ่งกันและกัน เพื่อการดำรงชีวิต พัฒนาสังคม และพัฒนาองค์กรให้มีความเจริญก้าวหน้ายิ่งขึ้น มนุษย์จึงใช้ความพยายามอันยาวนานในการพัฒนาการติดต่อสื่อสารระหว่างกัน เพื่อทำให้ผู้อื่นเข้าใจตน และให้ตนเข้าใจผู้อื่นมากขึ้น โลกของการทำงานก็เช่นกัน HR ต้องติดต่อสื่อสารกับพนักงานทุกๆ แผนกในองค์กร วิธีการสื่อสารที่ดีจะช่วยให้องค์กรดำเนินต่อไปอย่างไม่มีสะดุด ไม่เกิดความเข้าใจผิด และนำมาซึ่งประสิทธิภาพขององค์กร หากคุณต้องการสร้างความสัมพันธ์อันดีกับพนักงานในองค์กร ด้วยการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพที่ส่งผลต่อทั้งความรู้สึก และคุณภาพในการทำงานของพนักงานภายในองค์กร ซึ่งนับเป็นหัวใจของการบริหารคนในองค์กรเพื่อความราบรื่นในการทำธุรกิจ เทคนิคดังต่อไปนี้ คือเคล็ดลับที่จะช่วยให้การสื่อสารของคุณเป็นเรื่องง่ายยิ่งขึ้น

1. สร้างวัฒนธรรมที่ดีภายในองค์กร

วัฒนธรรมในที่นี้ หมายถึง วัฒนธรรมทางการสื่อสารอย่างเป็นอิสระ มีความโปร่งใส ชัดเจน สามารถพูดคุยได้ทุกเรื่องราว เพื่อการสื่อสารที่ราบรื่นระหว่างพนักงานภายในองค์กรที่จะส่งผลให้องค์กรเติบโตได้ในอนาคต

2. จัดกลุ่มการสื่อสารให้เหมาะสม

ในองค์กรประกอบไปด้วยหลายส่วนและหลายตำแหน่งด้วยกัน บางข้อมูลก็สามารถพูดได้เฉพาะบางตำแหน่งหรือบางส่วนงานเท่านั้น การหาระบบหรือเครื่องมือในการสื่อสารสำหรับแต่ละกลุ่ม และมีการจัดระเบียบในการส่งข้อมูลข่าวสารที่เหมาะสม ก็จะช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพได้มากขึ้น

3. รับฟังพนักงาน

ผู้นำที่ดีต้องเปิดใจรับฟังเสียงของพนักงาน เพราะทุกความเห็นหรือข้อเสนอแนะของพนักงานนั้นล้วนมีความสำคัญทั้งสิ้น เนื่องจากพวกเค้าเป็นกลุ่มคนที่อยู่หน้างานจริง เห็นสถานการณ์จริง เห็นปัญหาต่างๆหน้างานจริง และรู้ว่าจะปรับปรุงกระบวนการทำงานอย่างไร

4. จัดประชุมบ้างตามโอกาส

คำว่าการประชุมอาจดูน่าเบื่อแต่ว่าการประชุมในบรรยากาศที่ดี และช่วงเวลาที่เหมาะสมเพื่อเปิดโอกาสให้พนักงานร่วมแบ่งปันความคิดและพูดคุยเรื่องต่างๆในการทำงาน จะช่วยให้คุณสามารถแก้ไขปัญหาต่างๆได้ดีมากขึ้น และยังได้รู้ว่าพนักงานมีความอึดอัดอะไรในการทำงาน หรืออะไรควรปรับปรุงเพื่อประสิทธิภาพในการทำงานที่ดียิ่งขึ้น

5. ใช้เทคโนโลยีในการสื่อสาร

ในยุคดิจิทัลที่มีความรวดเร็วก็ควรนำเอาเทคโนโลยีที่มีประโยชน์ มาใช้ในการสื่อสารระหว่างทีมงานเพื่อความสะดวกรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็น Line, Trello, Microsoft Team, Zoom

6. ใช้การสื่อสารแบบตัวต่อตัว

บางครั้งหัวหน้าก็จำเป็นต้องใช้การสื่อสารแบบตัวต่อตัวกับพนักงานเข้ามาใช้ดูบ้างครับ เรื่องบางเรื่องไม่อาจพูดในการประชุมจึงจำเป็นต้องให้ความสำคัญกับความสนิทและบรรยากาศที่เป็นกันเอง เพื่อทำให้พนักงานเปิดใจกล้าพูดเรื่องต่างๆ

7. ตอบอีเมล์ทุกครั้ง

เมื่อไหร่ก็ตามที่เกิดข้อสงสัยจากพนักงานแล้วอีเมล์มาถามหัวหน้างาน ตัวหัวหน้างานเองก็จำเป็นต้องอธิบายด้วยความสุภาพให้พนักงานเข้าใจ รวมถึงเสนอวิธีการหรือแนวทางต่างๆ แบบได้ใจความไม่ยืดเยื้อ

8. ภาษากายก็จำเป็น

ภาษากายก็ถือเป็นหนึ่งวิธีในการสื่อสารครับ เวลาคุณสื่อสารกับพนักงานไม่ว่าจะเป็นการประชุมรวมหรือการพูดคุยแบบตัวต่อตัว ภาษากายจะแสดงออกให้เห็นว่าคุณมีความใส่ใจในเรื่องต่างๆจริงมากน้อยเพียงใด ไม่ว่าจะเป็นการแสดงออกทางสีหน้า ท่าทาง น้ำเสียง และคุณควรรู้การแสดงท่าทางที่เหมาะสมด้วยเช่นกัน

9. ใช้คำพูดให้เหมาะสม

คำพูดที่ผิดเพี้ยนมักจะทำลายบรรยากาศในการประชุม และการพูดคุยกับพนักงานเสมอๆ อีกทั้งยังอาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดในสิ่งที่ต้องการจะสื่อได้อีกครับ ดังนั้นการเตรียมตัวในการประชุมที่ดี มีการวิเคราะห์ผู้เข้าร่วมประชุมจะช่วยให้โอกาสการผิดพลาดนั้นน้อยลง และส่งผลดีกับบรรยากาศการประชุม

10. ร่วมแสดงความยินดี

เมื่อทีมงานประสบความสำเร็จไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการทำงาน หรือเรื่องส่วนตัวใดๆก็ตาม ในฐานะหัวหน้างานก็ควรแสดงความยินดีกับความสำเร็จนั้นๆครับ ไม่ว่าจะเป็นความสำเร็จเล็กน้อยก็ตาม เพราะมันส่งผลต่อจิตใจและบรรยากาศในการทำงานในอนาคต

Facebook fanpage : GeeHRM Line@ : 640vtamj Tiktok : GeeHRM Website: GeeHRM