Phone

Line

Wechat

Hide

8 เทคนิค เพิ่มประสิทธิภาพในการประชุมออนไลน์

by | Jul 6, 2022 | Uncategorized | 0 comments

โปรแกรมบริหารงานบุคคล

ด้วยสถานการณ์โรคระบาดในปัจจุบันทำให้ ‘ประชุมออนไลน์’ หรือการประชุมทางไกล กลายเป็นอีกส่วนหนึ่งในชีวิตที่ชาวออฟิตในยุคนี้ต่างก็ต้องประสบพบเจอ ไม่มากก็น้อย จากสถานการณ์ที่ต้องรับการเปลี่ยนแปลงในเรื่องต่าง ๆ การทำงานของใครหลายคนจึงต้องพลิกผันหันมา Work From Home เพื่อลดความเสี่ยงในการติดเชื้อจากโรคระบาด ซึ่งแน่นอนครับ การประชุมต่าง ๆ จึงต้องเปลี่ยนรูปแบบมาเป็นการประชุมออนไลน์ แต่แน่นอนการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็ว ชาวออฟิตหลายคนเลยปรับตัวไม่ทัน และไม่สามารถดำเนินการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพได้ ทำให้เกิดคำถามที่ว่า จะทำอย่างไรให้การประชุมผ่านระบบ VDO Conference เกิดประสิทธิภาพเหมือนการประชุมที่ทุกคนนั่งพร้อมหน้าพร้อมตากันในที่ทำงาน

วันนี้จึงมีการเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมออนไลน์มาแนะนำ ดังนี้

1. อีเมลแจ้งล่วงหน้าให้เห็นภาพรวมการประชุม

การเตรียมตัวเป็นสิ่งสำคัญที่ควรทำก่อนประชุม แม้เราจะเป็นตัวหลักของการประชุมหรือไม่ก็ตาม แต่หากเราเป็นตัวหลักของการประชุมครั้งนี้ ก่อนที่จะประชุมเราควรส่ง Agenda การประชุมไปล่วงหน้าก่อนทางอีเมล ซึ่งวิธีนี้จะช่วยให้อีกฝ่ายมีการเตรียมตัว โดยที่ใน Agenda ควรจะต้องระบุถึงวัตถุประสงค์ในการประชุม วาระการประชุม สมาชิกที่เข้าร่วม และเอกสารอะไรบ้างที่จะต้องใช้ในการประชุม

2. เลือกโปรแกรมประชุมที่ใช้ง่าย

ความสำคัญอันดับต้นๆ ของการประชุมทางไกลเลย ก็คือโปรแกรมที่ใช้ในการประชุมงาน ซึ่งปัจจุบันมีโปรแกรมฟรีที่มีประสิทธิภาพและสามารถใช้งานได้ง่าย ให้เลือกใช้กันอย่างมากมาย เช่น โปรเเกรม Zoom หรือโปรแกรม Skype เป็นต้น

3. ตรงต่อเวลา เริ่มและจบการประชุมให้ตรงเวลา

เชื่อไหมว่า มีหลายๆการประชุมต้องเริ่มต้นสายไปราว ๆ 8 นาที นอกจากนี้ ยังต้องพบกับเรื่องที่ให้เขวออกจากการเริ่มประชุม ทำให้เสียเวลาไปอีก 1-10 นาที รวมถึงคนที่รออยู่ในการประชุมเกิดความเบื่อหน่ายได้ เมื่อเริ่มหลุุดหัวข้อการประชุมไปแล้ว คุณอาจต้องเสียเวลาไปเกือบๆ 20 นาทีเพื่อให้กลับมายังจุดเริ่มต้นใหม่อีกครั้ง ดังนั้น คุณควรทักทายเมื่อมีใครเข้ามาในการประชุม ไม่ต้องรอให้ครบทุกคน คุณอาจให้รางวัลแก่ผู้ที่เข้าตรงเวลาและใช้ประโยชน์ดังกล่าวเริ่มต้นการประชุม เวลาที่เหมาะสมในการประชุมคือ 10-18 นาทีเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีมากที่สุด ทำให้ผู้ที่เข้าประชุมตรงต่อเวลา ทำให้ผู้เข้าประชุมเห็นความสำคัญต่อลำดับของงานที่มี ช่วยทำให้พวกเขาให้ความสนใจในการประชุม

4พูดให้ชัดเจนและเลี่ยงการพูดรวบคำ

แม้ปัจจุบันเราสามารถติดต่อสื่อสารกันโดยเห็นสีหน้าและท่าทางของแต่ละฝ่ายได้แล้ว แต่เสียงที่เบาเกินไปหรือเสียงที่ขาดหายไปบางส่วน ก็อาจส่งผลให้เกิดปัญหาในการประชุมได้ เพราะฉะนั้นพยายามพูดให้ช้าลง เน้นคำให้ชัด และทุกครั้งที่พูดเสร็จโดยเฉพาะเรื่องที่ค่อนข้างซับซ้อนอาจปิดท้ายประโยคด้วยว่า “มีตรงไหนไม่เข้าใจบ้างไหม” เพื่อให้ทุกคนมีความเข้าใจที่ตรงกัน ก่อนที่จะไปต่อในเรื่องถัดไป

5. ปิดไมค์เมื่อไม่ได้พูดและคอยถามเสมอว่าใครจะพูดต่อ

เสียงแทรกระหว่างการประชุมทางไกลส่งผลต่อการประชุมเป็นอย่างมาก มีงานวิจัยว่าเสียงมีผลต่อสภาพจิดใจในการทำงาน อย่าลืมแจ้งให้ทุกคนในวงประชุมปิดไมโครโฟนเมื่อไม่ได้พูดและคอยพูดเตือนหากมีใครพูดแทรก ณ เวลานั้น

6. แน่ใจว่าทุกคนรับทราบถึงรายละเอียดในทุกจุดและเข้าใจวาระการประชุมล่วงหน้า

ก่อนสิ้นสุดการประชุมในทุก ๆ ครั้งควรจะบอกถึงการสรุปการประชุมและแจ้งวาระการประชุมล่วงหน้าอย่างน้อย 24 ชั่วโมงก่อนการประชุมในทุก ๆ ครั้ง ซึ่งจะช่วยให้ทุกคนเตรียมตัวและเข้าใจในประเด็นการประชุมแก่ทุก ๆ คน รวมถึงการประเมินถึงการใช้เวลาในแต่ละหัวข้อเพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนไปในทิศทางเดียวกัน

7. ใช้ภาษาที่เป็นบวก

การใช้ภาษาที่ส่งความหมายในเชิงบวก ได้แก่ “ดีครับ” , “โอเคเลย” และ “เป็นแนวคิดที่ดีครับ” เนื่องจากไม่มีใครสามารถเห็นการโต้ตอบของผู้ประชุมได้ อาทิ การพยักหน้าเพื่อแสดงความเข้าใจ จึงต้องใช้วิธีทำให้แน่ใจว่าคนในการประชุมเข้าใจถึงเรื่องที่คุยกันและให้ความรู้สึกถึงการก้าวไปข้างหน้าต่อ คนโดยส่วนมากจะจดจ่ออยู่กับสิ่งที่พวกเขาคิดว่าถูกต้องสำหรับเขา จึงควรสร้างแรงจูงใจในทางบวกไว้เสมอถึงแม้จะเป็นเรื่องที่ยากหรือเป็นสิ่งที่น่าเบื่อก็ตาม

8. สรุปข้อมูลการประชุมทุกครั้ง

หากไม่อยากเสียเวลาการประชุมไปโดยเปล่าประโยชน์ ก่อนที่จะวางสายกันไปเพื่อให้ทีมเข้าใจตรงกัน เห็นเป้าหมายเดียวกัน และไม่พลาดสิ่งที่ต้องทำ ควรสรุปทุกประเด็นสำคัญที่เกิดขึ้นในที่ประชุมว่าทุกฝ่ายเข้าใจตรงกันมั้ย และหลังจากที่ประชุมเสร็จอย่าลืมส่งอีเมลรายงานการประชุมตามหลังไปทุกครั้ง เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรด้วย เพราะเราหรือทีมอาจเป็นฝ่ายเข้าใจผิด วิธีนี้จะทำให้ทุก ๆ คนได้ทบทวนข้อสรุปกันอีกครั้ง

ทั้งหมดนี้ล้วนเป็นเทคนิคในการประชุมออนไลน์ที่สามารถนำไปใช้ได้เป็นอย่างดี ไม่ว่าจะเป็นในช่วงเวลาทำงานปกติหรือช่วงที่ต้องมีการ Work from home นั่นเอง

Facebook fanpage : GeeHRM Line@ : 640vtamj Tiktok : GeeHRM Website: GeeHRM