7 ข้อดีของการมีการจัดการ Time Attendance

การจัดการ Time Attendance คืออะไร

การทำ Time Attendance ที่ดีนั้นไม่ใช่แค่การเก็บเวลาเข้าออกงานของพนักงานเพียงอย่างเดียว แต่ Time attendance ที่ดีจะต้องทำให้ทุกคนสามารถเข้ามาตรวจสอบได้ด้วยตัวเอง เพื่อให้พนักงานทราบถึงข้อมูลการลงเวลา การเข้าออกงาน การลาของตนเอง เพื่อให้พนักงานแน่ใจว่าการประเมิน หรือคำนวณเงินเป็นไปตามจริง ซึ่งการทำ Time Attendance เราจำเป็นที่จะต้องเข้าใจว่าข้อมูลตรงนี้มีความเกี่ยวโยงกับการทำงานในหลายๆส่วนไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของสิทธิ์การลาของพนักงานแต่ละคน การประเมินประจำปี การจ่ายโบนัส และที่สำคัญคือการทำ Payroll ในแต่ละเดือน ดังนั้นแล้วการทำ Time Attendance จึงต้องคำนึงถึงตั้งแต่ข้อมูลเวลาที่เข้ามาต้องเชื่อถือได้ การบันทึกต้องมีการจัดเก็บอย่างเป็นระบบ และเมื่อต้องการสืบค้นข้อมูลก็ต้องสามารถทำได้อย่างง่ายดาย จะเห็นได้เลยว่าการทำ Time Attendance อย่างมีประสิทธิภาพนั้นไม่ง่ายเลยจริงๆ และถ้าหากเรามีระบบการจัดการ Time Attendance ที่ดีจะมีประโยชน์ในด้านใดบ้างมาดูกันเลย

1.การทำ Time Attendance

ที่ดีนั้นไม่ใช่แค่การเก็บเวลาเข้าออกงานของพนักงานเพียงอย่างเดียว แต่ Time attendance ที่ดีจะต้องทำให้ทุกคนสามารถเข้ามาตรวจสอบได้ด้วยตัวเอง

2.สิทธิ์การลาต่างๆโปร่งใส

บ่อยครั้งที่การขาดงานโดยไม่จำเป็นของพนักงานก่อให้เกิดผลเสียต่อการทำงาน หากบริษัทคุณไม่มีวิธีจัดการ time attendance ที่ดีแน่นอนว่าย่อมทำให้การคำวณสิทธิ์การลาต่างของพนักงานเป็นไปได้ยาก ตัวพนักงานเองก็ไม่สามารถ manage วันลาตัวเองได้อย่างมีประสิทธิภาพ บ่อยครั้งที่แผนกบุคคลอาจจะทราบได้ยากหากมีพนักงานที่ใช้วันลาผิดประเภท ลางานบ่อยๆโดยไม่จำเป็น และก็จะเป็นการยากมากๆกับบริษัทที่ไม่มีการรับมือ time attendance อย่างจริงจัง ซึ่งกว่าที่จะมาเห็นข้อมูลจริงๆก็เป็นในช่วงที่ทำการอัปเดตสิทธิ์ต่างๆ และนั่นก็อาจจะสายไปเสียแล้ว

3.payroll ที่ราบรื่น

อย่างที่เราทราบกันดีว่าสำหรับ payroll ทำเงินเดือนกับ time attendance นั้นเป็นอะไรที่แยกจากกันไม่ได้ เพราะการคำนวณเงินเดือนต้องคำนวณโดยอิงจากเวลาเข้าออกงาน รวมไปถึงการลาหยุด วันหยุดต่างๆ การทำโอที ซึ่งสิ่งต่างๆเหล่านี้เมื่อต้องเอามาทำรวมกันแบบ manual แล้วก็กลายเป็น task ที่ยุ่งยากและกินเวลามากเลยทีเดียว ซ้ำร้ายเนื่องจากเป็นการทำแบบแมนนวลนั่นหมายความว่ามีโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดได้ และพนักงานของคุณก็คงไม่ชอบใจเท่าใดนักหากมีการผิดพลาดเกิดขึ้นกับเงินเดือนของพวกเค้า การจัดการ time attendance ผ่าน software ก็จะช่วยให้การทำงานต่างๆที่ว่ามานี้กลายเป็นเรื่องที่ง่ายดายไปทันที

4.สามารถมี policy เข้างานหลายแบบได้

ถ้าคุณมีวิธีจัดการ time attendance ที่ดีจะช่วยให้คุณจัดการพนักงานได้มีประสิทธิภาพขึ้นไปอีกระดับหนึ่งได้ ด้วยการทำงานที่ยืดหยุ่นในปัจจุบัน หลายแผนกๆอาจมีความต้องการที่จะเข้าออกงานในเวลาที่แตกต่างกันออกไป ซึ่งจะส่งผลดีให้การดูแลลูกค้า งานต่างๆทำได้อย่างยิดเยี่ยมมากขึ้น แต่นั่นจะกลายเป็นหายนะทันทีสำหรับฝ่ายบุคคลทันทีหากจัดการ time attendance ยังไม่ดีพอ คราวนี้ฝ่ายบุคคลจะต้องทำการคำนวณโดยใช้เวลาเข้าออกงานที่แตกต่างกันออกไป นั่นจะเป็นการเพิ่มงานที่ซับซ้อนอยู่แล้วให้ซับซ้อนขึ้นไปอีก

5.เมื่อ WFH กลายเป็นสิ่งจำเป็น

พนักงานจำเป็นต้องมาทำงานจากที่บ้านกันมาขึ้นในปัจจุบัน และเทรนด์นี้กำลังจะกลายมาเป็นแนวโน้มที่จะสำคัญมากๆในอนาคต แต่หากปัจจุบันการเข้างานที่บริษัทของพนักงาน ยังทำให้ปวดหัวกับการรับมือ time attendance อยู่แล้วล่ะก็ คุณก็มีโอกาสสูงมากๆที่จะจัดการไม่ได้เมื่อพนักงานต้องการ work from home

6.ข้อมูลเวลาที่เข้ามีความน่าเชื่อถือ

ไม่ว่าคุณจะมีการเช็คเวลาเข้าออกงานจากการเซ็นชื่อ เครื่องตอกบัตร หรือจากวิธีการใดก็ตาม สิ่งสำคัญที่ทั้งบริษัทและพนักงานทุกคนอยากจะได้นั่นคือความน่าเชื่อถือ ทุกอย่างต้องเป็นมาตรฐานเดียวกันสำหรับทุกคน หากการบันทึกเวลาเข้าออกงานที่เป็นด่านแรกของวิธีจัดการ time attendance ยังไม่เป็นมาตรฐานแล้วล่ะก็นั่นหมายความว่าคุณกำลังเริ่มต้นผิดพลาด เหมือนกับการกลัดกระดุมเสื้อผิดเม็ดตั้งแต่แรก ซึ่งจะส่งผลกระทบต่องานของฝ่ายบุคคลเป็นทอดๆ และยังลดความน่าเชื่อถือในสายตาพนักงานอีกด้วย

7.ข้อมูลเป็นชุดเดียวกัน

หลายต่อหลายครั้งที่ไฟล์ข้อมูลต่างๆถูกเก็บอยู่ในหลายๆที่ และการค้นหาข้อมูลเป็นไปได้อย่างยากลำบาก  เมื่อได้ข้อมูลแล้วก็เกิดความลังเลว่าเป็นข้อมูลอัปเดตชุดล่าสุดหรือไม่ และปัญหานี้จะยิ่งมีความสำคัญมากยิ่งขึ้นถ้าหากบริษัทของคุณมีหลายไซต์งาน time attendance ที่ดี โดยการใช้โปรแกรมพวก HR ที่มีการทำงานแบบ cloud-based ก็จะช่วยให้การเข้าถึงข้อมูลต่างๆอยู่บนส่วนกลางที่เดียวกันหมด

Facebook fanpage : GeeHRM Line@ : 640vtamj Tiktok : GeeHRM Website: GeeHRM