6 ขั้นตอนวางแผน “ผู้สืบทอดตำแหน่ง” เพื่อให้องค์กรเดินหน้าอย่างไม่สะดุด

การทำธุรกิจเปรียบเสมือนการเดินทางที่ไม่มีวันสิ้นสุด แต่ชีวิตมนุษย์นั้นกลับร่วงโรยตามกาลเวลา ทำให้เกิด “ผู้สืบถอดตำแหน่ง” เป็นการหมุนเวียนพนักงานใหม่ในตำแหน่งเดิมอยู่เสมอ โดยเฉพาะตำแหน่งสำคัญๆ ที่ไม่ใช่ว่า ‘ใครก็ได้’ จะเข้ามาทำงานแทน สิ่งนี้จึงเกิดกลยุทธ์การสรรหาที่จะต้องวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่งอย่างชัดเจน หรือก็คือการทำ Success Planning เพื่อเตรียมการล่วงหน้าและรองรับการเติบโตขององค์กรอย่างไม่มีสะดุด และเพื่อให้องค์กรของคุณเดินหน้าต่อไป

หลายบริษัทคงเคยประสบปัญหาการขาดบุคลากร เนื่องจากไม่สามารถหาพนักงานที่มีความรู้ความสามารถมาทดแทนพนักงานคนเก่าได้ นั่นเป็นเพราะบริษัทไม่ได้เตรียมการ รับมือกับปัญหานี้มาก่อน เมื่อขาดบุคลากรหัวกะทิไป จึงทำให้งานสะดุด หรือมีผลกระทบอย่างมากกับการดำเนินธุรกิจ องค์กรจึงไม่โตอย่างที่ควรจะเป็น ซึ่งปัญหาการขาดบุคลากรนั้น อาจเกิดจากการปลดเกษียณ early retire หรือเลื่อนตำแหน่ง ซึ่งเป็นเรื่องที่สามารถวางแผนป้องกันปัญหาได้ล่วงหน้า เนื่องจากผู้บริหารต้องทราบอยู่แล้วว่าเมื่อไรพนักงานคนนั้นจะปลดเกษียณ และเมื่อไหร่ที่บริษัทจะเลื่อนตำแหน่งให้พนักงานฝีมือดี ดังนั้นจึงสามารถเตรียมการหาบุคลากรมาทดแทนได้แต่เนิ่น ๆ แต่หากเป็นกรณี เจ็บป่วย ลาออกหรือถูกดึงตัวไป ก็ลำบากหน่อย เพราะเป็นเรื่องที่ไม่สามารถคาดการณ์ได้ล่วงหน้า

          แต่ก็ใช่ว่าบริษัทจะต้องเป็นฝ่ายตั้งรับเพียงอย่างเดียว ผู้บริหารที่มีวิสัยทัศน์มักจะวางแผนในเชิงรุก เพื่อป้องกันไม่ให้ปัญหาดังกล่าวเกิดขึ้น ซึ่งสามารถทำได้ตามขั้นตอนต่อไปนี้

วางแผน “ผู้สืบทอดตำแหน่ง” เพื่อองค์กร

1. วิเคราะห์สถานการณ์ของบริษัท หากบริษัทมีนโยบายจะขยายตัวหรือลดขนาดบริษัท หรือจะใช้กลยุทธ์ใดต่อไป จะได้ประเมินกำลังคน และกำหนดคุณสมบัติของพนักงานที่บริษัทพึงมีได้อย่างเหมาะสม
2. สำรวจว่าตำแหน่งใดบ้างที่มีความเสี่ยง HR ต้องทราบว่าในแต่ละตำแหน่งงานนั้นพนักงานมีอายุการทำงานนานเท่าใด จะเกษียณกี่คน early retire กี่คน และกี่คนที่คาดว่าจะอยู่ทำงานให้อีกไม่นาน เพื่อดูว่ากำลังคนที่มีอยู่ มีความพร้อมที่จะทำงานให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ของบริษัทเพียงไหน และมีเวลาเท่าไรในการสร้างกำลังคนใหม่
3. วางแผนสรรหาและพัฒนาพนักงาน กำหนดความรู้ความสามารถ ทักษะ บุคลิกภาพ และทัศนคติที่พึงปรารถนาของพนักงานในตำแหน่งนั้น ๆ
4. คัดเลือก ประเมินผลงาน และประเมินศักยภาพของพนักงาน เพื่อให้ทราบว่า พนักงานคนไหนมีผลงานดี และมีศักยภาพที่จะพัฒนาไปสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้นต่อไป โดยการประเมินอาจใช้หลักการประเมินผลพนักงานแบบ 360 องศา คือหาข้อมูลจากหลาย ๆ มุมมอง ทั้งจากหัวหน้า เพื่อนร่วมงาน ผู้ใต้บังคับบัญชา และลูกค้า(ถ้ามี) ซึ่งจะช่วยลดอคติและข้อผิดพลาดในการประเมินพนักงานลงไปได้ระดับหนึ่ง
5. กำหนดตัวผู้สืบทอดตำแหน่ง เมื่อได้ตัวแทนที่พอใจแล้ว HR ต้องแจ้งให้พนักงานคนนั้นทราบแต่เนิ่น ๆ ว่าจะต้องฝึกอบรม เรียนรู้งาน เพื่อเตรียมรับมอบงานจากเจ้าของตำแหน่งในปัจจุบัน โดยปกติใช้เวลาเรียนรู้งานประมาณ 1 ปีก่อนตำแหน่งจะว่างลง ส่วนเจ้าของตำแหน่งเองก็ต้องรับรู้ว่า ตำแหน่งที่เขาอยู่มีความสำคัญอย่างมากต่อองค์กร ดังนั้นจึงต้องมีการเตรียมคนที่จะทำงานทดแทนได้ หากเขาได้รับการเลื่อนขั้นก็จะมีคนมาทดแทนเขาได้ทันที
6. พัฒนาและประเมินผลเป็นระยะ แม้จะผ่านการประเมินศักยภาพแล้ว ก็ใช่ว่าจะมั่นใจได้ 100% ว่าพนักงานที่หมายมั่นปั้นมือจะสร้างผลงานได้ตามที่คาดหวัง จึงควรมีการประเมินผลเป็นระยะ ๆ เพื่อวิเคราะห์ระดับการเรียนรู้และการพัฒนาตนเองว่าเป็นที่น่าพอใจหรือไม่ หากไม่เป็นไปตามที่คาดหวังจะได้ทำการเปลี่ยนตัวได้ทันเวลา

          ทั้งหมดนี้คือ การทำ Succession Planning ซึ่งเป็นการบริหารจัดการบุคลากรอย่างเป็นแบบแผน อย่างที่เรียกว่า “Keep Pipeline Full” หรือการดูแลท่อน้ำให้มีน้ำเต็มท่ออยู่เสมอ เพื่อให้มีกำลังแรงดันน้ำเต็มที่ เช่นเดียวกับองค์กรที่มีบุคลากรพร้อมต่อการปฏิบัติหน้าที่อยู่ตลอดเวลา คือองค์กรที่มีประสิทธิภาพสูงสุดนั่นเอง

Facebook fanpage : GeeHRM Line@ : 640vtamj Tiktok : GeeHRM Website: GeeHRM