7 วิธีสอนพนักงานอย่างไรให้มีทักษะที่เก่งขึ้น

การให้ความสำคัญกับการฝึกสอนพนักงานอย่างไร เพื่อเพิ่มทักษะความสามารถในการทำงาน คือส่วนสำคัญในการขับเคลื่อนให้องค์กรประสบความสำเร็จ และยังเป็นการสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับพนักงานโดยเฉพาะเมื่อมีพนักงานใหม่เข้ามาทำงานกับองค์กร เค้าจะกลายเป็นส่วนหนึ่งที่ซึมซับแนวทางและวิถีการดำเนินชีวิตภายในองค์กรนั้นๆ ทั้งข้อมูลองค์กร นโยบาย ระเบียบปฏิบัติ หน้าที่ความรับผิดชอบ รวมไปถึงแนวทางการพัฒนาบุคลากรในมุมต่างๆ ซึ่งแนวทางในการพัฒนาบุคลากรนั้นได้กลายเป็นสิ่งสำคัญสำหรับพนักงานที่กำลังมองหาอยู่เช่นกัน

และสำหรับพนักงานที่ทำงานกับองค์กรมาระดับหนึ่งแล้ว ก็จำเป็นต้องมีการเรียนรู้และพัฒนาความรู้หรือทักษะการทำงานใหม่ๆ เพื่อพัฒนาตัวเองในการทำงานให้ดียิ่งขึ้น ซึ่งในสมัยนี้ก็มีเทคโนโลยีที่ก้าวหน้าหลายอย่างที่เข้ามาปฏิวัติอุตสาหกรรมการฝึกสอน ที่ช่วยให้การฝึกฝนหรือฝึกอบรมง่ายมากยิ่งขึ้น เช่น การทำรูปแบบวีดิโอ การนำคอมพิวเตอร์มาเป็นส่วนหนึ่งในการสอน หรือการผสมผสานทั้งการนำเทคโนโลยีมาใช้กับการสอนในห้องเรียนแบบดั้งเดิม ที่เรียกได้ว่าผสมผสานระหว่าง ภาพ เสียง และกิจกรรมเข้าไว้ด้วยกัน ซึ่งก็ไม่ใช่ทุกองค์กรที่สามารถนำเอาเทคโนโลยีมาใช้ได้ทุกอย่าง บางองค์กรก็มีข้อจำกัดในการฝึกฝนคนในองค์กรทั้งทรัพยากร อุปกรณ์ และบริบทอื่นๆ

ฝึกสอนพนักงานอย่างไรให้มีทักษะที่เก่งขึ้น

On the Job Training (OJT)

วิธีเก่าแก่ที่นำใช้มากที่สุดวิธีหนึ่งโดยให้หัวหน้าหรือพนักงานอาวุโสเป็นผู้รับผิดชอบในการให้การอบรมแก่พนักงานโดยตรง วิธีนี้จะช่วยให้พนักงานได้มีโอกาสได้เรียนรู้จากผู้ที่มีความรู้ความสามารถโดยตรง สามารถทำการอบรมในสภาพแวดล้อมจริงแบบค่อยเป็นค่อยไป และมีการแก้ไขข้อผิดพลาดอยู่ตลอดเวลา หัวหน้าเองก็มีโอกาสสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ใต้บังคับบัญชาพร้อมกันไปด้วย โดยสิ่งที่จำเป็นต้องเตรียมพร้อมในการฝึกสอน นั่นก็คือ

• ความพร้อมของผู้สอน
• ทีมงานสนับสนุน
• สถานที่ฝึกสอน อาทิ ห้องประชุม ห้องเรียน สถานที่จริง
• อุปกรณ์การเรียนการสอน อาทิ คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ที่ใช้ในการปฏิบัติงานจริง เอกสารประกอบต่างๆ
• อุปกรณ์ภายในห้องฝึกสอน อาทิ ระบบไฟ แสงสว่าง เครื่องเสียง
• กิจกรรมเสริมระหว่างการฝึกสอน
• อาหารการกิน อาทิ ช่วงเช้า ช่วงพักเบรค ช่วงเที่ยง ช่วงบ่าย

วิธีนี้นับว่าเป็นวิธีการสอนแบบมีระบบระเบียบอย่างสมบูรณ์วิธีหนึ่ง ซึ่งก็จำเป็นต้องมีการพัฒนาทักษะการสอนให้กับหัวหน้างานหรือผู้ที่จะทำการสอนในส่วนต่างๆ หรือที่เรียกว่า Job Instruction Training (JIT) ด้วย ฉะนั้นการที่องค์กรไหนจะนำวิธีนี้ไปใช้ในการพัฒนาพนักงาน คนที่สอนนั้นจำเป็นต้องเข้าใจรายละเอียดงานทั้งหมดทั้งในภาคทฤษฎีและภาคปฏิบัติ สามารถลงรายละเอียดได้เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานจะได้รับการฝึกสอนอย่างถูกต้องและเป็นประโยชน์ในการทำงานต่อไป

การฝึกสอนด้วยกิจกรรมเชิงปฏิสัมพันธ์

การฝึกสอนในรูปแบบนี้ใช้ลักษณะเหมือนการเรียนการสอนในห้องเรียน แต่เสริมด้วยการทำกิจกรรมต่างๆเพื่อให้เกิดปฏิสัมพันธ์และประสบการณ์ระหว่างผู้เรียนและผู้สอน ซึ่งแตกต่างจากการฝึกสอนในแบบเก่าๆที่ไม่มีกิจกรรมใดๆหรือการให้คนเข้าร่วมมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็น เช่น

• แบ่งกลุ่มนำเสนองาน
• การทำเวิร์คช็อปต่างๆ
• การศึกษาและนำเสนอกรณีศึกษาต่างๆ
• การแสดงบทบาทสมมติ
• การตั้งคำถามและสาธิตวิธีการต่างๆ

การสอนด้วยกิจกรรมเชิงปฏิสัมพันธ์มาประกอบกันนั้น สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการเรียนรู้ได้ดีกว่า ด้วยการแปลงการเรียนรู้จากการจดบันทึกมาสู่การสื่อสารและกิจกรรมเป็นกลุ่ม ซึ่งต้องใช้พลังเป็นอย่างมากและยังได้มุมมองความคิดเห็นของแต่ละคนอีกด้วย

ข้อสังเกตหนึ่ง คือ การฝึกสอนแบบนี้จะดูเหมาะกับกลุ่มคนที่มีลักษณะชอบเปิดตัว ชอบเข้ากลุ่ม ชอบพูดคุย ชอบเข้าสังคม มากกว่าคนที่เก็บตัวเงียบ ฉะนั้นการวางแผนการฝึกสอนนั้นก็จำเป็นต้องคำนึงถึงการศึกษากลุ่มผู้เข้าร่วมอบรมว่า พวกเข้าเหล่านั้นมีลักษณะอย่างไร และจะทำอย่างไรเพื่อให้เกิดการสอนที่สร้างปฏิสัมพันธ์กับกลุ่มคนที่เก็บตัวให้พวกเค้าไม่รู้สึกอึดอัด

การฝึกสอนภาคปฏิบัติ

สำหรับการฝึกภาคปฏิบัตินั้นเป็นการก้าวข้ามแนวคิดหรือทฤษฎี ไปสู่การลงมือปฏิบัติจริงเพื่อให้พนักงานเข้าใจถึงผลลัพธ์ได้ในทันที วิธีนี้นับเป็นวิธีที่ได้ผลที่สุดและเป็นวิธีที่พนักงานหลายๆคนชื่นชอบ เพราะสามารถมุ่งเน้นผลลัพธ์ได้แบบวันต่อวัน ไม่กลัวว่าจะลืมการเรียนการสอนแบบจดบันทึก ซึ่งสามารถพัฒนาทักษะได้อย่างชัดเจน แต่ก็ไม่ใช่สำหรับทุกคนเสมอไปที่จะเข้าใจในสิ่งที่ผู้ฝึกสอนนำเสนอ ซึ่งก็อยู่กับหลากหลายบริบท เช่น ตำแหน่งหน้าที่การงาน ขอบข่ายความรับผิดชอบ ความสนใจ ความสามารถในการตีความหรือวิเคราะห์ของแต่ละคน ฉะนั้นการจะใช้วิธีนี้ให้ประสบความสำเร็จต้องมีการตรวจสอบผู้ที่เข้าร่วมฝึกอบรม ให้มีทักษะเริ่มต้นตรงตามสิ่งที่ตั้งใจจะนำมาสอน หรือการหาวิธีสอนและถ่ายทอดแบบเข้าใจง่าย มีการยกตัวอย่างและวิธีปฏิบัติที่ทำให้ผู้เข้าเรียนรู้สึกผ่อนคลาย เข้าใจ และสนุกสนานไปกับการสอนนั้นๆ โดยส่วนใหญ่เราจะเห็นการนำเอาหลักสูตรต่างๆมาใช้กับวิธีนี้ ได้แก่

• การวางกลยุทธ์การตลาด
• การวิเคราะห์ข้อมูล
• การวางแผนการบริหารจัดการความเสี่ยง

การฝึกสอนด้วยการใช้คอมพิวเตอร์ และรูปแบบ E-learning

อีกหนึ่งวิธีที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในการพัฒนาทักษะให้กับพนักงาน โดยที่ไม่ต้องใช้ผู้ฝึกสอนมาสอนถึงที่ด้วยการใช้การฝึกสอนผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์ ระบบอินเทอร์เน็ตในรูปแบบ e-learning หรือคอร์สออนไลน์ ที่สามารถเรียนรู้ได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านทั้งหน้าจอเครื่องคอมพิวเตอร์ แท็ปเล็ต มือถือ ในแบบเว็บไซต์ แอปพลิเคชัน หรือรูปแบบเสียง วิธีฝึกสอนในลักษณะนี้ส่วนใหญ่จะทำเป็นวีดิโอที่มีทั้งภาพและเสียงผสมผสานไปกับการแสดงสไลด์ต่างๆ โดยมีทั้งแบบการถ่ายทอดสดหรือแบบการถ่ายทำไว้ก่อนแล้วค่อยนำมาเสนอภายหลัง

อันที่จริงวิธีนี้เหมาะกับการปรับตัวให้เข้ากับยุคสมัย โดยเฉพาะกลุ่มพนักงานที่เป็นคนรุ่นใหม่ที่เติบโตมากับการใช้เทคโนโลยี ซึ่งหลายๆสถาบันหรือองค์กรก็เริ่มมีการนำเครื่องมือการนำเสนอมาผสมผสานในการทำสื่อการฝึกสอนให้น่าสนใจมากยิ่งขึ้นและสามารถปรับเปลี่ยนหัวข้อที่เหมาะสมหรือวิธีการสอนได้อย่างสะดวก แต่ก็ยังมีข้อจำกัดบางประการ เช่น การสร้างให้เกิดการถามตอบ การมีส่วนร่วมในกิจกรรมต่างๆ ที่ไม่สามารถทำผ่านออนไลน์ได้อย่างสะดวกสบายเท่าที่ควร แต่ก็มีอีกหลายเทคนิคที่นำมาช่วยสนับสนุนเพื่อให้เกิดปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้สอนและผู้ฟัง เช่น การทำเป็นรูปแบบสื่อการสอนที่มีปุ่มให้กดตอบคำถาม หรือแก้โจทย์ปัญหาต่างๆผ่านเว็บไซต์ได้ในทันที

การฝึกสอนด้วยรูปแบบวีดิโอ

วีดิโอกลายเป็นสื่อที่เป็นที่นิยมในการทำการตลาดให้กับแบรนด์ต่างๆในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ซึ่งโดยส่วนใหญ่นอกจากการโฆษณาแล้วเราจะเห็นรูปแบบการสอนผ่านวีดิโอ ที่ถูกนำไปใช้ในการสอนทั้งภายในองค์กรและการสอนแบบทั่วไป โดยผลวิจัยจากต่างประเทศยังพบว่าการสอนผ่านวีดิโอนั้นเป็นที่ชื่นชอบของพนักงานมากกว่า 75% เลยทีเดียว ซึ่งมากกว่าการอ่านอีเมล์ บทความ หรือเอกสารต่างๆ โดยวีดิโอนั้นก็สามารถทำได้หลายวิธี เช่น

Animation: การทำสื่อในรูปแบบภาพเคลื่อนไหวที่ใช้ภาพการ์ตูนทั้งแบบ 2D และ 3D มาใช้อธิบาย หัวข้อใดๆก็ตามที่มีความสลับซับซ้อน นับเป็นรูปแบบที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งที่ทำให้ผู้ฟังเข้าใจเนื้อหาได้ง่ายขึ้น

Live action: รูปแบบการแสดงนับว่าเป็นรูปแบบหนึ่งที่ดีในการนำเสนอ ด้วยการจำลองสถานการณ์ ต่างๆ ที่สามารถนำเสนอเหตุการณ์ระหว่างพนักงานกับลูกค้ามาใช้ วิธีนี้จะช่วยให้เห็นภาพและ สถานการณ์ต่างๆได้อย่างชัดเจน

To-camera: การผสมผสานการเล่าเรื่องราวผ่านหน้ากล้อง ที่เป็นลักษณะของการสัมภาษณ์ การสื่อสาร โดยตรงกับผู้ชม

Screen recorded: อีกหนึ่งรูปแบบ คือ การบันทึกกิจกรรมต่างๆหน้าจอผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์ ที่เหมาะ กับการสอนวิธีใช้เครื่องมือการตลาดออนไลน์ต่างๆ ที่ทำให้เห็นขั้นตอนในการตั้งค่าต่างๆ หรือเนื้อหา พวกวิธีใช้งาน (How to)

ข้อดีของการฝึกสอนด้วยรูปแบบวีดิโอ คือ

• การเข้าถึงได้ง่ายได้ทุกที่ทุกเวลา โดยไม่จำเป็นต้องรอให้คนมาพร้อมกันเหมือนการฝึกสอนแบบเดิมๆ
• ค่าใช้จ่ายในการผลิตอาจไม่มากเท่าการทำระบบ e-learning หรือการจ้างคนมาช่วยฝึกอบรม
• ทำให้การเรียนรู้ง่ายมากขึ้น หากเปรียบเทียบระหว่างการทำ Powerpoint ที่อาจมีข้อจำกัดในการนำเสนอรูปแบบภาพเคลื่อนไหว ซึ่งไม่เหมือนกับการทำวีดิโอแบบเคลื่อนไหวที่สามารถทำได้มากและเสนอรูปแบบได้เข้าใจง่ายกว่า
• เปลี่ยนแปลงเนื้อหาได้ง่ายกว่าการทำระบบ e-learning

วิธีการ Coaching และ Mentoring

ลักษณะการ Coaching หรือการสร้างโค้ช กับ Mentoring หรือการเป็นพี่เลี้ยง นับเป็นอีกหนึ่งวิธีการในการฝึกฝนให้พนักงานภายในองค์กรกลายเป็นทั้งโค้ชและผู้สอนได้เอง ด้วยการวางนโยบายที่ให้ความสำคัญกับการพัฒนาบุคลากร ซึ่งนอกเหนือจากจะช่วยให้พนักงานมีความรู้ความสามารถที่เพิ่มขึ้นแล้ว ยังเป็นการส่งเสริมให้เกิดความสัมพันธ์อันดีระหว่างพนักงานแต่ละฝ่าย รวมไปถึงความใส่ใจขององค์กรต่อพนักงานอีกด้วย

ผลการวิจัยจากต่างประเทศพบว่า บริษัทมากกว่า 77% มีความพึงพอใจกับการสร้างระบบพี่เลี้ยง (Mentoring) ในองค์กรเพื่อพัฒนาศักยภาพในการทำงานให้ดีกว่าเดิม โดยข้อควรคำนึงถึง ก็คือ คนที่จะสามารถก้าวขึ้นมาเป็นโค้ชหรือผู้สอนได้นั้นต้องมีศักยภาพและทักษะที่ดี รวมไปถึงความสามารถในการทำงานหลายๆอย่างได้ เพราะเค้าต้องเสียสละเวลาการทำงานที่ตัวเองทำอยู่มาทำงานนี้เพิ่มเติมอีก

สรุป

การพัฒนาศักยภาพในการทำงานของพนักงานนั้นเป็นสิ่งที่องค์กรไม่ควรมองข้าม เพราะพนักงานคือกลุ่มคนที่ทำให้องค์กรของคุณประสบความสำเร็จได้ในอนาคต การให้ความสำคัญกับการฝึกฝนพนักงานนั้นไม่ใช่แค่เพียงเพื่อผลแห่งความก้าวหน้าขององค์กร แต่ยังส่งผลถึงความเอาใจใส่พนักงานในองค์กรซึ่งจะกลายเป็นพลังในการสนับสนุนองค์กรไปสู่ความสำเร็จอีกด้วย

Facebook fanpage : GeeHRM Line@ : 640vtamj Tiktok : GeeHRM Website: GeeHRM