ออกหนังสือเตือนอย่างไรให้มีผลตามกฎหมาย

การออกหนังสือเตือนปัญหาฝ่ายบุคคลต้องรู้และห้ามมองข้าม กรณีที่มีพนักงานขาดงานโดยไม่ได้บอกกล่าว เราจะมีวิธีการทำอย่างไร การตักเตือนลงโทษหรือออกหนังสือเตือนก่อนจะเลิกจ้างนั้นมีกี่ขั้นตอนและอย่างไร อำนาจหน้าที่ใดในการลงโทษพนักงานกระทำความผิด เทคนิคการสอบสวนข้อเท็จจริง และสาระสำคัญของหนังสือเตือนที่สามารถนำมาบังคับใช้ทางกฎหมาย และถ้าลูกจ้างลาผิดระเบียบ นายจ้างไม่อนุมัติแต่ลูกจ้างยังคงหยุดงาน นายจ้างจะดำเนินการอย่างไร เดี๋ยววันนี้เรามาดูกันครับ
               ตามกฎหมายคุ้มครองแรงงานแล้ว การเตือนที่จะมีผลถึงขั้นเลิกจ้างได้โดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชยนั้นต้องเป็นการเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร และมีรายละเอียดองค์ประกอบ ดังนี้
               1.ต้องทำเป็นหนังสือ จะเตือนด้วยวาจาอย่างเดียวไม่ได้ เพราะการเตือนด้วยวาจา ไม่ถือเป็นการเตือนตามกฎหมายคุ้มครองแรงงาน หากเลิกจ้างต้องจ่ายค่าชดเชย ซึ่งหนังสือเตือนลูกจ้างที่กระทำความผิดต้องเซ็นรับทราบ หากลูกจ้างไม่ยอมเซ็นรับทราบ นายจ้างจะบังคับให้ลูกจ้างเซ็นรับทราบในหนังสือเตือนไม่ได้ เพราะลูกจ้างไม่มีหน้าที่ตามกฎหมายที่จะต้องเซ็นรับทราบคำเตือน แนวทางการแก้ไขในกรณีนี้คือ เมื่อเรียกลูกจ้างผู้กระทำความผิดมารับทราบ ให้หาพยานมาร่วมรับทราบด้วย และพยานควรเป็นผู้จัดการ หรือผู้บังคับบัญชาสายตรง เมื่อมาพร้อมกันแล้วก็ใช้วิธีการอ่านหนังสือเตือนให้ลูกจ้างผู้กระทำความผิดและพยานฟัง แล้วให้พยานลงลายมือชื่อไว้เป็นหลักฐานแทน หรืออาจจะส่งเป็น Email ข้อความทาง Line ก็สามารถกระทำได้ ขอเพียงพิสูจน์ได้ว่า ลูกจ้างได้ “รับทราบ” ถึงหนังสือเตือนที่ส่งไป
               2. ระบุให้ชัดเจน องค์ประกอบ ประกอบไปด้วย
                              – ผู้กระทำความผิด
                              – ความผิดที่ได้กระทำ
                              – วัน เวลา สถานที่ ที่เกิดเหตุ
                              – ลักษณะของความผิด รายละเอียดเกี่ยวกับการกระทำความผิด
                              – ข้อบังคับ คำสั่ง หากฝ่าฝืนมีโทษอย่างไร
                              – รายมือชื่อของนายจ้าง หรือผู้มีอำนาจกระทำการแทน
                              – รายมือชื่อของลูกจ้างผู้กระทำความผิด
                              – รายมือชื่อของพยาน
               3.ต้องมีข้อความระบุห้ามทำความผิดซ้ำเรื่องเดิม หากยังกระทำอีกจะต้องถูกลงโทษ ซึ่งหากลูกจ้างทำความผิดในเรื่องเดียวกันภายในระยะเวลา 1 ปี นับแต่ทำความผิดครั้งแรก นายจ้างมีสิทธิ์เลิกจ้างโดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย โดยชอบด้วยกฎหมาย

การเลิกจ้างพนักงานตามหนังสือเตือน จะทำได้ก็ต่อเมื่อ

1. พนักงานทำผิดซ้ำ เช่น หากเตือนเรื่องทะเลาะวิวาท พนักงานก็ต้องทำผิดฐานทะเลาะ วิวาทอีกครั้ง จึงจะถือว่าทำผิดซ้ำ

2. การทำผิดซ้ำที่เกิดขึ้นต้องอยู่ในระยะอายุที่ใบเตือนมีผล คือภายใน 1 ปี นับจากการทำผิดครั้งแรก และมีการออกใบเตือน

ประเด็นที่สาม ปัญหาที่มักพบในการออกหนังสือเตือน

1. มักใช้การเตือนด้วยวาจา เมื่อทนไม่ไหวก็จะเลิกจ้างเลย

2. ออกเป็นประกาศเตือนลูกจ้างเป็นการทั่วไปไม่เฉพาะเจาะจงและคิดว่าเท่ากับได้เตือนเป็นหนังสือแล้ว

3. ลูกจ้างทำหนังสือสารภาพผิดและรับปากว่าจะไม่ทำอีก ถ้าทำให้ลงโทษสถานหนักได้ นายจ้างคิดว่า เท่ากับเป็นหนังสือเตือนแล้ว ซึ่งเป็นนี้ถือว่าไม่ใช่นะครับ

4. ไม่ได้ระบุความผิดอย่างเฉพาะเจาะจงและชัดเจนพอว่าใครทำผิดอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ ขัดกับ ข้อบังคับข้อไหนและโทษเป็นสถานใด

5. ไม่มีพยานหลักฐานว่าได้แจ้งให้ลูกจ้างรับทราบแล้ว ลูกจ้างเลยอ้างว่าไม่เคยรับทราบว่าถูกตักเตือน

6. เมื่อลูกจ้างไม่เซ็นชื่อรับทราบในหนังสือเตือนก็ไม่รู้ว่าจะทำอย่างไร

Facebook fanpage : GeeHRM Line@ : 640vtamj Tiktok : GeeHRM Website: GeeHRM