5 ปัญหาชวนปวดหัว เมื่อ HR ต้องทำเงินเดือน

เมื่อพูดถึงงานที่ชวนปวดหัวที่สุดอย่างหนึ่งของ HR ก็คงหนีไม่พ้นในเรื่องของการทำ payroll หรือเรื่องเงินเดือนนั่นเอง โดย เมื่อ HR ต้องทำเงินเดือนเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นการทำ payroll ที่เป็นระบบแมนนวลยังต้องทำมืออยู่ นอกจากจะความยุ่งยากซับซ้อนในการทำแล้ว ยังมีสิ่งที่ต้องระวังมากๆเลยก็คือความถูกต้องที่อาจจะส่งผลเสียในแง่ลบให้กับองค์กรได้เลยทีเดียว วันนี้เราจะมาชี้ให้เห็นถึงปัญหาที่เกิดจากการทำ payroll บางประการ ที่เป็นเรื่องชวนปวดหัวเมื่อ HR ต้องทำเงินเดือน

5 ปัญหา เมื่อ HR ต้องทำเงินเดือน แล้วจะต้องเจอ

1. คำนวณวันเวลาทำงานเป็นงานที่ซับซ้อน ถ้าไม่มีระบบ HR ใช้ในบริษัทแล้วล่ะก็นั่นหมายความว่า การคำนวณวันเวลาทุกอย่างต้องใช้ระบบการทำมือทั้งหมด และเวลาทำงานก็จะเป็นสิ่งที่เอาไปใช้ในการคำนวณเงินเดือน ดังนั้นแล้วการคำนวณด้วยระบบมือแม้จะมีการใช้ excel ก็ยังเกิดความผิดพลาดได้ง่าย และกลายเป็น task งานที่กินเวลาในการทำงานมากๆอย่างนึงของ HR เลยทีเดียวเพราะไหนจะต้องรวบรวมข้อมูลขาด ลา มาสายทั้งหมด ไหนจะยังต้องใส่สูตรคำนวณและตรวจสอบอีกต่างหาก
2. มีระบบรับรองสำหรับพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่และเหล่าฟรีแลนซ์หรือไม่? แต่ละบริษัทก็จะมีข้อบังคับแตกต่างกันไปสำหรับพนักงานที่ไม่ประจำออฟฟิศเหล่านี้ เนื่องจากเทรนด์การจ้างงานในปัจจุบันได้เปลี่ยนไป บริษัทมีการจ้างพนักงานเป็นกะ หรือจ้างงาน Outsource มากขึ้น อีกทั้งพนักงานบริษัทในยุคปัจจจุบันมักทำงานเสริมควบคู่งานประจำจึงทำให้เกิดการจ้างงานฟรีแลนซ์มากมาย เมื่อเป็นเช่นนี้ ฝ่ายบุคคลควรสร้างมาตรฐานเรตการจ่ายและข้อบังคับการจ้างงานพนักงานพิเศษเหล่านี้ให้เป็นระบบ เพราะการทำจ่ายมักทำเป็นตามโปรเจคหรือคิดเป็นชิ้นงาน ดังนั้นระยะเวลาการคำนวนค่าตอบแทนต่างๆจึงต้องตั้งค่าในระบบแยกออกจากพนักงานประจำ รวมไปถึงการเก็บเอกสารข้อมูลส่วนตัวของฟรีแลนซ์อีกด้วย การเลือกใช้ระบบซอฟแวร์ที่มีความยืดหยุ่นในการปรับใช้ข้อมูลจะช่วยลดความสับสนของฝ่ายบุคคลได้มากขึ้น
3. เวลาเข้าออกงานที่มาคำนวณเงินเดือนเชื่อถือไม่ได้ มองเผินๆอาจจะคิดว่านี่ไม่น่าใช่ปัญหาของการทำ payroll สักหน่อย แต่อันที่จริงแล้วจากข้อแรกที่เราได้ชี้ให้เห็นว่าการทำ payroll จะถูกคำนวณจากสถานะการเข้างาน ดังนั้นแล้วในบริษัทที่ยังไม่มีระบบจัดการเวลาเข้าออกงานของพนักงานอย่างการใช้การสแกนนิ้ว หรือบันทึกเวลาผ่านแอป ก็จะต้องใช้ระบบบันทึกลงกระดาษหรือตอกบัตรซึ่งมีความเสี่ยงสูงมากๆที่วัน เวลาเข้างานอาจจะเชื่อถือไม่ได้ เช่นการตอกบัตรแทนกัน การบันทึกเวลาเร็ว ออกงานไวกว่าความจริง ทำให้บริษัทเสียผลประโยชน์มหาศาล
4. เรื่องเงินเรื่องใหญ่ คำนวณเงินเดือนผิดชีวิตเปลี่ยน และเมื่อเป็นการทำมือการคำนวณเงินเดือนก็มีโอกาสผิดพลาดได้มากๆ ซึ่งในมุมมองของบริษัทอาจจะดูเป็นเรื่องเล็กน้อย และคิดว่าแก้ไขได้ แต่อันที่จริงแล้วจะส่งผลมากๆต่อความเชื่อมั่นของพนักงาน ทำให้พนักงานเกิดความไม่ไว้วางใจ ยิ่งในยุคที่บริษัทต่างต้องการบุคลากรคุณภาพในการทำงานด้วยแล้วล่ะก็เราคงไม่อยากสูญเสียพนักงานไปด้วยเหตุผลนี้จริงไหมครับ
5. Payroll ไม่ได้จบแค่คำนวณเงินเดือน กว่าจะคำนวณเงินเดือนออกมาได้กินเวลาไปมากมาย เพราะไหนจะต้องดูเรื่องภาษีหักของแต่ละคน ฐานลดหย่อนภาษีที่ไม่เท่ากัน คำนวณมาเสร็จก็คิดว่างานปิดจบได้แล้ว แต่อันที่จริงยังมีงานต่างๆรออยู่อีกงานไม่ว่าจะเป็นการส่ง slip เงินเดือนให้พนักงาน การอัปโหลดในระบบประกันสังคม การส่งไฟล์ payroll เพื่อจ่ายเงินผ่านธนาคาร ซึ่งล้วนแต่เป็นสิ่งที่เสียเวลามากๆทั้งสิ้น ในยุคที่เทคโนโลยีก้าวหน้าแบบนี้ และทุกบริษัทตื่นตัวด้าน Digital Transformation ฝ่ายบุคคลก็ควรจะปรับตัวตามด้วยการนำเอาแพลตฟอร์มดิจิทัล หรือระบบอัตโนมัติมาใช้ในระบบบริหารงานบุคคลเพื่อช่วยให้พนักงานได้อัปเดตข้อมูลที่เป็นประโยชน์ ตั้งแต่การส่งแบบฟอร์มต่างๆทางออนไลน์หรือการเช็คข้อมูล ขาด ลา มา สายของตนเอง ซึ่งสามารถทำได้ผ่านอุปกรณ์ต่างๆ หรือผ่านระบบแอปพลิเคชันบนสมาร์ทโฟนได้อีกด้วย นอกจากจะช่วยลดการใช้กระดาษและขึ้นตอนของ HR Payroll แล้ว ยังสามารถส่งรายงานและทำงานร่วมกันในองค์กรได้แบบ Real time ทั้งหมดนี้ทำให้การทำงานของ HR นั้น สะดวก และรวดเร็วมากยิ่งขึ้น อีกทั้งยังมีความถูกต้อง และแม่นยำ ทำให้องค์กรมีการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์ที่มีประสิทธิภาพสูงสุด

Facebook fanpage : GeeHRM Line@ : 640vtamj Tiktok : GeeHRM Website: GeeHRM