การทำงาน หรือ Timeline ที่ชัดเจน และการบริหารให้เป็นระบบ เพื่อให้ทุกคนในทีมนั้นมองเห็นทิศทาง และเป้าหมายในการทำงานอย่างชัดเจนมากขึ้น การบริหารงานนั้นต้องใช้หลักการและแนวคิดที่ชัดเจนในการถ่ายทอดไปยังลูกน้องได้ เพื่อให้ทุกคนในทีมนั้นได้เดินหน้าต่อไปพร้อมกัน และทำให้งานบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น การสร้าง Timeline จึงเป็นการสร้างระเบียบการทำงาน เพื่อให้ทุกคนในทีมได้เข้าใจเป้าหมายการทำงานไปในทิศทางเดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นการวางแผน การมอบหมายงาน การติดตามงาน หรือแม้แต่การแก้ไขปัญหา ดังนั้นหัวหน้างานจะต้องวาง Timeline การทำงานให้รัดกุมแต่ก็ต้องมีความยืดหยุ่น ซึ่งหากเราวางแผน Timeline ออกมาได้ดี และทำตามแผนที่วางไว้ได้ ก็ไม่มีเหตุผลอะไรที่งานของคุณจะไม่ประสบความสำเร็จ เรามาดูกันว่าการวางแผน Timeline ที่ดี และมีความชัดเจนมีลักษณะอย่างไร
Timeline ที่ชัดเจน ในการสร้างระบบงานที่ดี
- วางแผนการทำงานในแต่ละวัน (ก่อนเข้างาน) ให้เรามองภาพรวมว่า วันนี้มีงานไหนที่สำคัญที่ต้องส่งบ้าง งานไหนบ้างที่ต้องส่งอย่างเร่งด่วน และควรมอบหมายงานให้ลูกน้องคนไหนในทีม เพื่อให้การทำงานเป็นไปได้อย่างราบรื่นที่สุด ตรวจสอบอุปกรณ์ที่ต้องใช้งานต่าง ๆ และตารางการทำงานให้ละเอียดและรอบคอบที่สุด
- กระตุ้นลูกน้องพร้อมมอบหมายงาน (เริ่มงานช่วงเช้า) ควรมีการกำหนดให้ตอนเช้ามีประชุมกันย่อย ๆ ภายในทีม เพื่อสรุปงานที่ทำเมื่อวาน และให้ลูกน้องส่งลิสต์งานที่ต้องทำประจำวัน เพื่อที่หัวหน้าจะได้มอบหมายงานใหม่ให้ได้ถูกคนมากที่สุด ถ้าเป็นงานชิ้นใหม่ ต้องใส่ใจขั้นตอนของการอธิบายงาน เพื่อควบคุมคุณภาพของการทำงาน และลดความผิดพลาด รวมไปถึงกำหนดเวลาส่งงานให้พนักงานทุกคนทราบโดยพร้อมเพรียง ส่งผลให้ทีมงานจัดสรรแบ่งปันเวลาในการทำงานแต่ละชิ้นให้มีความสมดุลมากยิ่งขึ้น
- ติดตามงานที่มอบหมาย (ช่วงบ่าย)สอบถามความคืบหน้าจากลูกน้องในทีมถึงงานที่พวกเขาทำในแต่ละวันว่ามีติดขัดตรงไหน ต้องการคำปรึกษาอะไรเป็นพิเศษหรือเปล่า เพราะอาจจะมีลูกน้องบางคนที่ชอบแก้ไขปัญหาด้วยตนเอง แต่ถ้าหัวหน้ายื่นมือเข้าไปช่วย ก็จะทำให้งานเป็นไปได้อย่างราบรื่น และรวดเร็วมากยิ่งขึ้น หรือถ้าลูกน้องยังไม่เข้าใจกับ Process ในการทำงานที่ชัดเจนมากนัก ให้อธิบายพร้อมยกตัวอย่างการทำงานให้เห็นภาพ
- ตรวจสอบงานในแต่ละวัน และหาหนทางแก้ไข (ก่อนเลิกงาน) เมื่อลูกน้องส่งงานที่ต้องทำในแต่ละวันแล้ว หัวหน้าควรตรวจสอบอย่างละเอียดที่สุด ถ้ามีข้อผิดพลาด หรือจุดที่ต้องแก้ไขจะได้บอกให้ลูกน้องแก้ไขได้ทันการ หรือถ้าเกิดเหตุสุดวิสัย เช่น ลูกค้าเปลี่ยนแผน อุปกรณ์การทำงานไม่เพียงพอ ก็มาร่วมกันประชุมกันหาทางแก้ไขต่อไป หารือกับทีมที่เกี่ยวข้องเพื่อให้เสียเวลาไปกับการแก้ไขปัญหาให้น้อยที่สุด และเหลือเวลาลงมือทำให้มากกว่า
- จดบันทึกการทำงานประจำวัน (เลิกงาน) หลังเลิกงานให้บันทึกทุกครั้งว่า วันนี้เราทำงานอะไรเสร็จไปแล้วบ้าง ลูกน้องส่งงานชิ้นไหนบ้าง มีอุปสรรคหรือปัญหาอะไร งานแต่ละชิ้นมีผลลัพธ์อะไรบ้าง และเรียนรู้จากการทำงานในแต่ละวัน เพื่อให้การวางแผนการทำงานในแต่ละวัน เพื่อให้การวางแผนการทำงานในวันพรุ่งนี้ได้ง่ายขึ้น หากมีเวลาลิสต์รายการงานที่จะมอบหมายให้ลูกน้องในวันรุ่งขึ้นล่วงหน้าได้เช่นกัน
Facebook fanpage : GeeHRM Line@ : 640vtamj Tiktok : GeeHRM Website: GeeHRM
EN 
TH