ดิจิทัล HR มาแรง ช่วยสร้างแบรนด์ ลดต้นทุนบริหารคน

ดิจิทัล HR มาแรง ช่วยสร้างแบรนด์ ลดต้นทุนบริหารคน

ดิจิทัล HR หลาย ๆ คนอาจจะเคยได้ยินคำพูดที่ว่า “เศรษฐกิจแบบนี้” แม้ไม่มีคำที่สื่อความหมายในเชิงลบเลยก็ตาม แต่เมื่อได้ยินวลีนี้ส่วนใหญ่มักเป็นไปในทางไม่ค่อยดี แปลง่าย ๆ ว่าเศรษฐกิจไม่ดีนั่นเอง ไม่ว่าเราจะเด็ก วัยรุ่น หรือผู้ใหญ่ ก็ได้ยินวลีนี้มาทุกยุคทุกสมัยโดยไม่ได้ไปอ้างอิงกับตัวเลขทางเศรษฐกิจจริง ๆ ว่า ช่วงนั้นความเจริญทางเงินตรามีมากหรือน้อยเพียงใด อย่างไรก็ตามสำหรับองค์กรต่าง ๆ ไม่ว่า “เศรษฐกิจแบบนี้” หรือไม่ว่าเศรษฐกิจแบบไหน การสร้างผลกำไรให้กับบริษัทอย่างมีธรรมาภิบาล และมอบคุณค่าที่ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ก็ยังคงเป็นเป้าหมายหลักของทุกองค์กร ซึ่งวิธีหนึ่งที่ทำให้ผลกำไรมากขึ้นคือ “การลดต้นทุน”

คนมองหา work-life balance

นางดวงพรกล่าวถึงผลสำรวจแนวโน้มสถานการณ์การจ้างงาน ผลตอบแทน และสวัสดิการ ปี 2565-2566 (compensation & benefit survey) ที่ทำการสำรวจ HR และผู้ประกอบการ 429 ราย ในประเทศไทย พบว่า องค์กรมากมายกำลังปรับเปลี่ยนระบบภายในให้มีความเป็นดิจิทัลมากขึ้น อาทิ การนำเทคโนโลยีและการทำงานทางไกลมาใช้ การใช้เครื่องมือเพื่อจัดการกลยุทธ์ในการบริหารบุคลากร หรือการหาโซลูชันเพื่อสรรหาคนที่ใช่เข้ามาในองค์กร ตลอดจนการเสริมและอัปเดตทักษะดิจิทัลให้บุคลากร ทั้งนี้ ปรากฏการณ์ปรับตัวดังกล่าวเกิดขึ้นสอดรับกับสถานการณ์ปัจจุบันและมุมมองที่เปลี่ยนแปลงไปของผู้หางาน ซึ่งเป็นผลพวงมาจากวิถีชีวิตกำเนิดใหม่อย่าง new normal โดยผู้หางานในวันนี้ เริ่มมีการปรับลำดับความสำคัญและความต้องการส่วนตัวใหม่ มีการมองหา work-life balance สิทธิประโยชน์ และสวัสดิการโดยเฉพาะการทำงานระยะไกลและความยืดหยุ่นที่มากขึ้นจากองค์กร

สิ่งที่องค์กรต้องเผชิญเมื่อต้องลดต้นทุนด้านแรงงาน

การลดต้นทุนด้านแรงงานมีมากมายหลายวิธี เช่น การลดจำนวนพนักงานลง ไม่ว่าจะมาจากการลดการจ้างงานใหม่ การเกษียณก่อนกำหนด การลาออกของพนักงาน หรือแม้แต่การปลดพนักงาน แต่การที่จำนวนพนักงานลดลงนั้นไม่ได้หมายความว่าปริมาณงานที่ต้องทำจะลดตามลงไปด้วย บริษัทจึงต้องจัดสรรทรัพยากรบุคคลใหม่ให้พนักงานหนึ่งคนสามารถทำได้หลายหน้าที่มากขึ้น (Multitasking) คนที่ยังอยู่จึงอาจจะมีหน้าที่เพิ่มขึ้น หรือแนวโน้มการรับคนของบริษัทอาจจะเปลี่ยนเป็นการรับคนที่มีทักษะการทำงานที่หลากหลายมากขึ้นก็เป็นได้แต่หากมีการจำกัดปริมาณพนักงาน หรือการจำกัดงบประมาณมาเกี่ยวข้อง อาจทำให้องค์กรและพนักงานที่ยังอยู่ต้องเผชิญกับสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้

1. ความสามารถ และทักษะของพนักงาน

การจัดสรรทรัพยากรบุคคลให้สามารถทำหน้าที่ได้หลายอย่างมากขึ้น มีการเพิ่มหรือเปลี่ยนบทบาทการทำงานที่แตกต่างไปจากที่เคยทำมาตลอด พนักงานที่ได้รับมอบหมายหน้าที่ใหม่นั้นย่อมไม่ได้มีทักษะเทียบเท่าผู้ที่เคยทำมาก่อน เหตุนี้ทำให้ต้องมีการเริ่มต้นการสอนงานกันใหม่ แต่ประเด็นที่อาจจะก่อให้เกิดปัญหาตามมาคือพนักงานที่ต้องสอนงานจะมีเวลาเพียงพอหรือไม่ มาตรฐานการทำงานของผู้สอนแต่ละคนจะเท่ากันหรือไม่ หรือแม้กระทั่งเรื่องของคุณภาพของงานที่ทำโดยพนักงานที่ไม่เคยทำมาก่อนจะได้มาตรฐานหรือไม่

2. ความก้าวหน้าของโครงการต่าง ๆ ของงาน

งานที่จำเป็นต้องเสร็จตามกำหนดหากต้องล่าช้าออกไปเนื่องจากพนักงานยังอยู่ในช่วงปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลงองค์กรและบทบาทหน้าที่ อาจส่งผลต่อสินค้าและบริการที่จะไปถึงมือลูกค้าได้ ถ้ามีจำนวนไม่มากก็อาจจะยอมรับได้ แต่ถ้ามีเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง นอกจากลูกค้าจะไม่พึงพอใจจนคู่แข่งอาจใช้โอกาสนี้ทำคะแนนในสนามการค้าได้ด้วย

3. ความสับสนของกรอบการทำงาน

งานที่ยังคงอยู่ กับจำนวนคนที่หายไป วิธีที่แทบทุกองค์กรวางแผนไว้แล้วคือ การนำพนักงานจากส่วนงานอื่นหรือทีมอื่นมาทำงานแทน หรืออาจจะให้ควบรวมงาน มีบทบาทการทำงานที่มากขึ้น สิ่งที่ตามมาก็คือ ความสับสนของกรอบการทำงาน ด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้

• งานที่พนักงานต้องทำมากขึ้น เป็นงานที่ไม่เคยทำมาก่อน ทำให้ไม่เข้าใจเป้าหมายของงานนั้น ๆ อย่างแท้จริง
• งานเดิม (ที่อาจล้นมืออยู่แล้ว) ทำให้พนักงานสับสนว่าจะสามารถทำงานที่เพิ่มขึ้นมาในเวลาเท่าเดิมได้อย่างไร
• วัฒนธรรมของทีมที่แตกต่างกัน: แม้ว่าองค์กรเดียวกันมีวัฒนธรรมคล้ายคลึงกัน แต่ต่างทีมกันก็มีวัฒนธรรมการทำงานปลีกย่อยที่แตกต่างกันออกไป กระบวนการทำงานที่ใช้ได้ดีในทีมหนึ่งอาจไม่เป็นที่ยอมรับในอีกทีมหนึ่ง

การจัดการปัญหาเมื่อองค์กรลดต้นทุนด้านแรงงาน

1. สื่อสารกับพนักงาน

การปรับโครงสร้างขององค์กรโดยเฉพาะเหตุจากความต้องการลดต้นทุนด้านแรงงาน มักมีที่มาที่ไปและเหตุผลที่สมควรจึงมีการตัดสินใจจากผู้บริหารว่าจะลดต้นทุนด้านแรงงาน ไม่ว่าเหตุผลหลักจะมาจากเรื่องใด การลดต้นทุนด้านแรงงานนับเป็นวิธีหนึ่ง และมีความเป็นไปได้สูงที่ว่า หากไม่ปรับลดต้นทุนด้านแรงงานแล้ว ในระยะยาวบริษัทจะไม่สามารถยืนหยัดอยู่ในตลาดได้ การสื่อสารอย่างตรงไปตรงมาถึงสาเหตุการลดต้นทุนด้านแรงงาน จะสร้างความเข้าใจให้กับทุกคนในองค์กร และพร้อมที่จะทำตามนโยบายขององค์กรต่อไป ทั้งพนักงานที่ต้องลาออกและพนักงานที่ยังคงอยู่

2. โครงสร้างองค์กรและบทบาทต้องชัดเจน

การปรับลดต้นทุนด้านแรงงานมีผลต่อโครงสร้างขององค์กร ในแง่ของจำนวนคน หน้าที่ที่ต้องทำข้ามแผนกหรือข้ามทีม หากโครงสร้างไม่ชัดเจน การบริหารงานจะทำได้ยาก หรือหากทำได้ก็อาจจะไม่มีประสิทธิผลมากพอ การทำให้เห็นภาพของโครงสร้างองค์กรและบทบาทหน้าที่ของแต่ละฝ่ายแต่ละคนจะช่วยให้เป้าหมายของการปรับลดต้นทุนด้านแรงงานสำเร็จได้ง่ายขึ้น คือต้นทุนลดลงแต่ได้ผลลัพธ์มากขึ้นหรืออย่างน้อยก็เท่าเดิม สามารถใช้หลักการของ “การบริหารแบบมองเห็นได้”

3. การฝึกอบรมที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพ

เมื่อลดต้นทุนด้านแรงงานแล้ว สิ่งหนึ่งที่ลืมไม่ได้เลยคือการฝึกอบรมพนักงานเดิมด้วยบทบาทการทำงานใหม่ ๆ ด้วยเครื่องมือที่เรียกว่า Teachme Biz นอกจากจะเป็นคู่มือออนไลน์ที่แก้ปัญหาการทำงานในทุกกระบวนการ ทุกขั้นตอน ขจัดความไม่รู้ของกระบวนการต่าง ๆ ให้หายไปโดยแทบไม่ต้องพึ่งเพื่อนร่วมงานหรือรุ่นพี่เลย TeachmeBiz ยังมีฟังก์ชั่นข่วยในการฝึกอบรม (Training Function) ที่เหมาะกับการฝึกอบรมพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพในช่วงที่พนักงานเท่าเดิมแต่มีบทบาทหน้าที่ใหม่ ๆ เพิ่มขึ้นได้อย่างง่ายดายดังนี้

3.1 สร้างหลักสูตรการฝึกอบรมได้เอง

ใช้ Teachme Biz วางโครงสร้างของหลักสูตรการฝึกอบรมจากการเลือกคู่มือการทำงานต่าง ๆ โดยสามารถแบ่งให้เหมาะสมกับประเภทงานต่าง ๆ ที่เฉพาะเจาะจง หรือเป็นความรู้พื้นฐานที่พนักงานทุกคนต้องมีก็สามารถจำแนกได้อย่างเป็นหมวดหมู่

3.2 จัดเรียงพนักงานที่จำเป็นต้องฝึกอบรมใหม่เข้าสู่หลักสูตรที่จำเป็น

หากบริษัทมีการรวบรวมขั้นตอนการทำงานทั้งหมดไว้เป็นองค์ความรู้ของบริษัทอยู่แล้วนั้น กรณีที่พนักงานที่ได้รับมอบหมายหน้าที่ให้ทำงานแทนพนักงานเก่าลาที่ออกไปก็จะสามารถศึกษาขั้นตอนการทำงานหรือความรู้ต่าง ๆ ได้จากองค์ความรู้ขององค์กรได้เลย ซึ่งกรณีนี้ระบบจัดการคู่มือการทำงานออนไลน์ Teachme Biz จะเป็นตัวช่วยที่ทำให้ทุกคนสามารถจัดเก็บองค์ความรู้ในองค์กรอย่างเป็นระบบ นอกจากนั้นยังมี Training Function ที่สามารถมอบหมายหลักสูตรการอบรมแก่พนักงานได้ผ่านออนไลน์ นอกจากนี้ทั้งหัวหน้างานและพนักงานยังสามารถมองเห็นความคืบหน้าในการอบรมได้แบบ Real-time ด้วย

3.3 ตรวจสอบผลการอบรม

นอกจากพนักงานสามารถดูความคืบหน้า และประวัติการอบรมจาก Training Function แล้ว หัวหน้าทีมหรือผู้จัดการก็สามารถมองทีมหรือแผนกในภาพรวมได้ด้วยว่า หลังจากจัดสรรทรัพยากรใหม่แล้ว พนักงานที่ได้รับมอบหมายงานใหม่ ๆ นั้น มีความรู้ความเข้าใจต่องานตรงหน้ามากขึ้นหรือไม่ (จากที่ไม่เคยทำมาก่อน) ใช้เวลามากน้อยเท่าใด ครบทุกประเด็นสำคัญหรือไม่ ฯลฯ

3.4 ทำครั้งเดียวใช้ได้ตลอด

ไม่ว่าพนักงานที่มีการจัดสรรหน้าที่ใหม่จะมีกี่คน ก็สามารถให้ทุกคนเข้าถึงการอบรมผ่าน Training Function ของ Teachme Biz ได้ทั้งหมดในคราวเดียว จากการสร้างหลักสูตรเริ่มต้นเพียงครั้งเดียวสามารถเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ พนักงานจึงสามารถอบรมผ่านสมาร์ทโฟนของตัวเองที่บ้านในเวลาว่างก็ได้ ทำให้ลดเวลาการอบรม ลดค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมได้มาก สามารถนำเวลาไปสร้างผลลัพธ์อื่น ๆ ได้ต่อไป

3.5 นำข้อมูลมาวิเคราะห์เพื่อพัฒนาหลักสูตรและพนักงานต่อไป

เนื่องจากการอบรมต่าง ๆ มีการเก็บข้อมูลทั้งระยะเวลาการฝึกอบรม สถานะการฝึกอบรมของพนักงานแต่ละคน เนื้อหาการฝึกอบรมต่าง ๆ อย่างครบถ้วน เมื่อจบหลักสูตรสามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาวิเคราะห์เทียบกับผลการทำงานจริงว่าผลลัพธ์เป็นที่น่าพอใจหรือไม่เพื่อนำมาปรับปรุงเนื้อหาหลักสูตรได้ ไม่ว่าจะเป็นเนื้อหา ภาพ วิดีโอ หรือเสียง ได้อย่างง่าย ๆ ผ่านเครื่องมือที่เรียกว่า Teachme Biz นี้เอง

4. การปรับเปลี่ยนผลตอบแทนแก่พนักงานอย่างเหมาะสม

เมื่อลดต้นทุนด้านแรงงานแล้ว อบรมพนักงานเป็นที่เรียบร้อย การปรับเปลี่ยนผลตอบแทนให้กับพนักงานที่ทำหน้าที่ได้ดีจากการได้รับมอบหมายงานใหม่ ๆ แม้เพียงเล็กน้อยก็สร้างขวัญและกำลังใจให้กับพนักงานได้มาก อาจจะใช้การประเมินผลจากหลักสูตรการอบรม ผนวกรวมกับผลงานจริงที่พนักงานทำได้ก็นับเป็นไอเดียที่น่าสนใจไม่น้อย เพราะถึงอย่างไรก็เรียกได้ว่าการลดต้นทุนด้านแรงงานประสบความสำเร็จ พนักงานที่ยังคงอยู่สร้างผลลัพธ์จากงานใหม่ ๆ ของพวกเขาได้เป็นที่น่าพอใจ

Facebook fanpage : GeeHRM Line@ : 640vtamj Tiktok : GeeHRM Website: GeeHRM