ทำไมเราต้องบริหารจัดการเวลา

ทำไมเราจะต้องบริหารจัดการเวลาด้วย หลาย ๆ คนอาจเคยได้ยินมาบ้างเกี่ยวกับปัญหาคลาสสิกที่สำคัญทางเศรษฐศาสตร์ก็คือ ความขาดเเคลนของทรัพยากร หรือ Resource Scarcity โดยความขาดเเคลนของทรัพยากรก็คือการที่อุปทานของทรัพยากรนั้น ๆ ไม่สามารถเติมเต็มอุปสงค์ที่มีมากกว่าได้ ทำให้ทรัพยากรนั้น ๆ เป็นที่ต้องการอย่างมากในตลาด ซึ่งปัญหานี้เป็นปัญหาสำคัญเเละเป็นจุดเริ่มต้นของวิชาเศรษฐศาสตร์ โดยตามหลักเศรษฐศาสตร์นั้นมีสมมติฐานที่สำคัญอันหนึ่งที่บอกว่า ทรัพยากรมีอยู่อย่างจำกัดเเต่ความต้องการของมนุษย์ไม่มีที่สิ้นสุด

ดังนั้นหากเรามองเวลาเป็นทรัพยากรอย่างหนึ่งซึ่งมีความขาดเเคลนได้ เวลาของเเต่ละคนไม่สามารถซื้อขายหรือเเลกเปลี่ยนให้เพิ่มขึ้นมาได้ เราอาจซื้อเวลาของคนอื่นเพื่อมาทำงานบางอย่างได้ เเต่จะไม่สามารถซื้อเวลาของตนเองให้เพิ่มได้ ด้วยเหตุนี้เอง การบริหารจัดการเวลาจึงเป็นสิ่งสำคัญซึ่งจำนำไปสู่คำถามสำคัญที่ว่าจะบริหารจัดการเวลาอย่างไรให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด

อะไรควรทำและอะไรไม่ควรทำ

การที่ทรัพยากรมีจำกัดเเละขาดเเคลนสามารถก่อให้เกิดปัญหาที่สำคัญได้ 4 ประเภท คือ อย่างเเรกเลยคืออุปสงค์มีมากกว่าอุปทานหรือกล่าวง่าย ๆ คือสิ่งที่ต้องทำมีมากกว่าเวลาที่เรามีในเเต่ละวัน สิ่งต่อมาคืออุปทานมีจำนวนลดลงเรื่อย ๆ หรือกล่าวอีกอย่างคือเวลาที่มีลดลงเรื่อย ๆ ปัญหาอย่างที่สามคือการขาดเเคลนเชิงโครงสร้างที่เกิดจากการบริหารงานไม่ดีหรือการบริหารจัดการเวลาที่ไม่มีประสิทธิภาพสามารถก่อนให้เกิดปัญหาได้เช่นกัน สิ่งสุดท้ายคือไม่มีสิ่งที่มาทดเเทนของเหล่านั้นได้หรือเวลาไม่สามารถทดเเทนได้

ด้วยปัญหาที่กล่าวมานี้เองส่งผลให้เราทุกคนต้องมีการเลือกเเละตัดสินใจว่าด้วยเวลาที่มีอยู่เราจะบริหารจัดการมันอย่างไร จะทำอะไร หรือไม่ทำอะไร ซึ่งการเลือกทางเลือกหนึ่งโดยต้องไม่เลือกอีกทางเลือกหนึ่งก่อให้เกิด การได้อย่างเสียอย่าง (Trade-off) เเละส่งผลให้เกิดต้นทุนที่สำคัญอย่างหนึ่งทางเศรษฐศาสตร์ขึ้นก็คือ ต้นทุนค่าเสียโอกาส (Opportunity Cost) หรือประโยชน์ที่สูงที่สุดที่จะได้รับจากทางเลือกที่เราไม่ได้เลือกไว้ ซึ่งต้นทุนค่าเสียโอกาสนี้เองจะเป็นตัวตัดสินว่าเราเลือกทางเลือกที่เราจะได้ประโยชน์สูงสุดหรือไม่ ซึ่งหากทางเลือกที่เราเลือกสร้างประโยชน์น้อยกว่าทางเลือกที่ดีที่สุดที่เราไม่ได้เลือก อาจหมายถึงว่าการตัดสินใจของเรานั้นได้สร้างให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เราก็ไม่ควรเลือกทำสิ่งนั้นด้วยเวลาที่มีอยู่

ทำไมเราต้องบริหารจัดการเวลา

หลักการ 8 ประการ ของการบริหารเวลาเพื่อให้ชีวิตมีประสิทธิภาพ

1) ความชัดเจนต่อเป้าหมาย (Goals, Objectives or Targets) เป็นสิ่งแรกที่จำเป็นและสำคัญที่สุด คุณไม่สามารถจะขึ้นโดยสารคันไหนได้เลยถ้าคุณไม่รู้ว่าตนเองต้องการจะไปที่ไหน ดังนั้นคุณต้องคิดก่อนว่าคุณต้องการอะไรกันแน่ในชีวิตทั้งระยะสั้นและระยะยาว ตัวอย่างของผมคือ “ทำรายงานการค้นคว้าอิสระ (Independent Study – IS) ได้ระดับดีมากและสามารถนำไปต่อยอดทางธุรกิจได้ภายในเทอมสุดท้ายของชั้นปีที่ 2” ขอให้สังเกตว่าเป้าหมายที่ผมเขียนนั้นมีลักษณะเด่น 5 ประการ (STAVE – ตีแตกเป้าหมาย)

A. มีการระบุอย่างชัดเจน (Specific – ความต้องการของผมชัดเจน)

B. มีกำหนดระยะเวลา (Time – ภายในเทอมสุดท้ายของชั้นปีที่ 2)

C. มีโอกาสสำเร็จได้จริง (Attainable – ผมประเมินตนเองว่าทำได้)

D. มีความสำคัญต่อผู้กำหนดเป้าหมาย (Value – ต่อยอดธุรกิจของผมได้)

E. เกิดประสบการณ์ที่เป็นประโยชน์กับตนเอง (Experience – ผมใช้ประสบการณ์นี้ในอนาคตได้)

2) การสร้างความตระหนักรู้การใช้เวลา (Awareness) คุณจะตระหนักรู้ได้ คุณต้องบันทึกการใช้เวลาของคุณใน 24 ชั่วโมง ประมาณ 1 สัปดาห์ มันจะทำให้คุณรู้ว่าแต่ละวันคุณใช้เวลาไปกับกิจกรรมอะไรบ้าง การทำเช่นนี้ช่วยให้คุณวิเคราะห์ได้ว่า คุณกำลังใช้เวลาไปกับกิจกรรมที่ถูกต้องเพื่อการบรรลุเป้าหมายหรือไม่ เมื่อคุณเริ่มตระหนักรู้ คุณจะค้นพบประเด็นบางอย่างที่สามารถปรับปรุงการใช้เวลาได้ เช่น ผมดูยูทูปตอนดึกมากเกินไปทำให้ผมตื่นแต่เช้ามืดมาอ่านหนังสือไม่ได้ (การอ่านหนังสือเป็นกิจกรรมที่อยู่ใน To do list ที่ผมวางไว้เพื่อบรรลุเป้าหมาย)

3) การตัดสินใจเลือก (Decision Making) เมื่อคุณตั้งเป้าหมาย (เป้าหมาย – วิธีการ – เวลาที่ใช้) และวิเคราะห์การใช้เวลาแล้ว สำหรับผมแล้วการตัดสินใจเลือกคือส่วนที่ยากที่สุด เพราะคุณต้องใช้พลังใจอย่างสูงต่อการไม่ทำหรือลดบางอย่างที่ชอบ และฝืนใจตนเองไปทำสิ่งที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมาย ถ้าคุณผ่านจุดนี้ไปได้คุณจะมีความภาคภูมิใจตนเองสูงขึ้น และวางแผนแล้วไม่นิ่ง (Plan แล้วนิ่ง)

4) ค้นหาความมีประสิทธิภาพของเวลา (Time Efficiency) การบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพ เวลาแต่ละชั่วโมงของแต่ละคนมีความแตกต่างกัน ตอนไหนที่คุณมีพลังงานสูงสุด ใช้มันจัดการกับงานยาก ๆ แนวคิดนี้จะทำให้คุณได้ผลสำเร็จของงานในระยะเวลาสั้น กุญแจสู่ความมีประสิทธิภาพของเวลาคือ การมีสมาธิจดจ่อกับการใช้พลังงานมากกว่าการจดจ่ออยู่กับกำหนดเวลา และตอนไหนพลังงานคุณน้อย แนะนำว่าให้นำไปใช้กับงานที่ไม่ต้องใช้ความคิดเยอะ แต่ใช้การเคลื่อนไหวของร่างกายเยอะกว่า แต่อย่าลืมว่าคุณจะมีสมาธิและพลังงานสูง คุณต้องพักผ่อนอย่างเพียงพอ ไม่มากหรือน้อยเกินไป

5) สร้างเวลาเพิ่มเติม แม้ว่าเวลามีปริมาณจำกัด แต่คุณสามารถทำให้มันเพิ่มได้ คุณควรคิดทบทวนแต่ละกิจกรรมระหว่างวันในหนึ่งสัปดาห์ อาจมีช่องว่างให้คุณเติมกิจกรรมเล็ก ๆ ลงไปได้ เช่น ผมชอบใช้เวลา ½ ชั่วโมง อ่านหนังสือขณะรอเรียนที่มหาวิทยาลัย ไม่ใช้หมดไปกับการรับประทานอาหารเพียงอย่างเดียว ดังนั้นในหนึ่งสัปดาห์ผมได้เวลาเพิ่มขึ้นอีก 1.5 ชั่วโมง สำหรับการอ่านหนังสือ ซึ่งกิจกรรมนี้ส่งผลต่อเป้าหมายของผมด้วย

6) อย่าผัดวันประกันพรุ่ง วันนี้ก่อนเข้าบ้านตั้งใจไปเติมน้ำมันให้เต็มถัง สังเกตเห็นป้ายข้อความว่า พรุ่งนี้น้ำมันลด 2 บาท จึงเปลี่ยนใจไปเติมวันพรุ่งนี้ เมื่อไปเติมเต็มถัง แปลกใจว่าทำไมเด็กปั๊มคิดราคาเท่าเดิม เด็กปั๊มชี้ไปที่ป้ายแล้วบอกว่า “พรุ่งนี้ไม่มีวันมาถึง มีแต่วันนี้เท่านั้น” การผัดวันประกันพรุ่งคือ นักฆ่าเป้าหมาย ดังนั้นจงบังคับตัวองด้วยการกำหนด Action Plan (แผนลงมือกระทำจริงจัง ไม่เป็นนามธรรม) แล้วลงมือทำทันที

7) จัดระเบียบความคิดและสภาพแวดล้อม ความไร้ระเบียบของสภาพแวดล้อมในการทำงานส่งผลต่อระเบียบความคิดภายในจิตใจ คุณต้องสร้างสภาพแวดล้อมเพื่อให้จิตใจมีพลังงานสูง (อ่านต่อบทความเทคนิคการจัดระเบียบความคิดและสภาพแวดล้อม)

8) วางแผนพร้อมลุย การวางแผนคือการตัดสินใจล่วงหน้าในสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อบรรลุเป้าหมายภายในระยะเวลาที่กำหนด แสดงว่าเราควรวิเคราะห์ล่วงหน้าว่าจะทำอะไร อย่างไร ที่ไหน เมื่อไร แล้วมันตอบเป้าหมายของคุณ เทคนิคที่ต้องใช้คือ

A. TO DO LIST เขียนกิจกรรมสำคัญที่ต้องทำต่อการบรรลุเป้าหมาย

B. Priority จัดลำดับงาน โดยเลือกทำงานสำคัญก่อน คุณอาจใช้หลัก ABC หรือแนวคิดสำคัญเร่งด่วนก็ได้

C. 80 : 20 Rule แนวคิดที่สร้างความคล่องตัวในการทำงานคือ การลงมือทำน้อย แต่ได้รับผลมาก คุณไม่ต้องทำทุกเรื่อง แต่เลือกทำเฉพาะในลิสต์ที่

ทำให้คุณบรรลุเป้าหมาย จงเรียนรู้การกำหนดสิ่งสำคัญที่ต้องทำ และตัดสิ่งไม่จำเป็นออกให้หมด ควรถามตนเองบ่อย ๆ ว่า “อะไรที่เราต้องทำ 20% แล้วให้ผลลัพธ์แก่เรา 80%”

โดยสรุปเพียงแค่ลงมือทำตามหลักการ 8 ข้อ คุณสามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพแน่นอน แต่ทั้งหมดต้องอยู่พื้นฐานของความมีสมาธิ เหตุผลข้อหนึ่งของคนจำนวนมากทำสิ่งต้องการได้จนสำเร็จมีน้อยมาก เพราะว่าพวกเขาไม่เคยควบคุมสมาธิของตนเองได้อย่างต่อเนื่อง จึงทำให้การใช้สมาธิของเขาไม่มีประสิทธิภาพสูงสุด ดังนั้นจงฝึกทำอะไรให้สำเร็จทีละอย่าง และอย่ามีความเข้าใจผิดว่าทำงานหลายอย่างพร้อมกันจะเกิดสมาธิ

Facebook fanpage : GeeHRM Line@ : 640vtamj Tiktok : GeeHRM Website: GeeHRM