ทำไมต้อง Exit Interview

สวัสดีครับ เป็นที่ทราบกันอยู่แล้วว่าเป้าหมายที่สำคัญสำหรับบริษัทคือการกำไรทางธุรกิจ แต่ในทุก ๆ บริษัทก็ยังมีเป้าหมายรองอื่น ๆ มากมาย หนี่งในนั้นคือการรักษาพนักงานที่มีคุณภาพให้อยู่กับองค์กรให้นานที่สุด ถ้าหากแนวโน้มคนลาออกจากองค์กรในจำนวนที่เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ คงไม่เป็นการดีแน่ และการหาสาเหตุจึงเป็นสิ่งสำคัญมากครับ

เครื่องมือที่มีประโยชน์นึงในการทำเช่นนั้น แต่องค์กรบางที่อาจจะให้ความสนใจน้อย นั่นคือการสัมภาษณ์การลาออก หรือที่เรียกว่า Exit Interview หลายบริษัทมองข้ามจุดนี้ไป หรืออาจจะมีการรวบรวมข้อมูลการสัมภาษณ์ออก แต่ไม่ได้วิเคราะห์ หรืออาจจะวิเคราะห์ แต่ไม่แบ่งปันข้อมูลกับผู้นำระดับสูงที่สามารถดำเนินการได้

Exit Interview คืออะไร?

Exit Interview เป็นการสอบถามความคิดเห็นของพนักงานที่ยื่นเรื่องลาออกเป็นที่เรียบร้อยแล้ว และคำถามในการสอบถามนั้นก็จะเป็นการประเมินถึงเนื้องาน ลักษณะงานที่ได้รับผิดชอบ ความพึงพอใจ ปัญหา และค่าตอบแทนที่ได้รับ ซึ่งคำตอบทั้งหมดจะถูกนำมาพิจารณา พัฒนา และปรับปรุงในหน่วยงาน และองค์กรต่อไปนั่นเองครับ

ข้อดีของการทำ Exit Interview คืออะไร?

               เหตุผล ง่าย ๆ 3 ข้อเลยครับ

1. ได้ทราบปัญหาเฉพาะที่เกิดขึ้นกับตำแหน่งของพนักงานที่ลาออก
2. ได้มองเห็นจุดอ่อนของหน่วยงานที่พนักงานลาออก รวมไปถึงระบบการจัดการขององค์กร
3. ได้รับข้อเสนอแนะเพิ่มเติมเพื่อนำไปใช้พัฒนาองค์กร

แนวทางในให้สัมภาษณ์ Exit Interview

สำหรับลูกจ้างที่กำลังจะเข้าทำการสัมภาษณ์ Exit Interview แต่ยังไม่รู้จะอธิบายเหตุผลยังไง ลองเอาแนวทาง ที่เรากำลังจะบอกนี้ไปใช้ดูนะครับ โดยคำถามสำหรับพนักงานที่จะต้องถูกสัมภาษณ์นั้น ก็จะไปในแนวทางที่ให้ข้อมูลกับบริษัท เมื่อเรายื่นเรื่องลาออก โดยจะมี 6 หัวข้อหลักดังนี้

1.เหตุผลในการลาออก

เราควรที่แจ้งเหตุผลอย่างตรงไปตรงมาเท่าที่เป็นไปได้ เพื่อเป็นประโยขน์กับองค์กรในการเข้าใจถึงเหตุผลหลัก อีกทั้งรักษาความสัมพันธ์ไว้ในรูปแบบที่ซื่อตรงต่อกัน มีหลายเหตุผลที่มักจะนิยมใช้ในการบอกลาออก เช่น อยากได้งานที่ท้าทายมากกว่าและแตกต่างไปจากปัจจุบัน หรือมองหาความก้าวหน้าในตำแหน่งการงาน และค่าตอบแทนที่สูงขึ้น นอกจากนั้นอาจจะเป็นเหตุผลส่วนตัว เช่น ต้องการมีเวลาให้กับครอบครัว สุขภาพ ร่างกาย พักทบทวนสิ่งที่ต้องการในอาชีพการงานและชีวิต เป็นต้นครับ

2. ตัวงานที่เรารับผิดชอบและทรัพยาการเพื่อสนับสนุนการทำงาน

การเล่าถึงข้อเท็จจริงของงานที่เราได้รับในปัจจุบัน เพื่อช่วยในเข้าใจถึงบริบทที่เราเจอในองค์กร ซึ่งอาจเชื่อมโยงได้ถึงเหตุผลหรือสนับสนุนแรงจูงใจให้เราค้นหาโอกาสใหม่ๆ นอกองค์กร เช่น งานที่ทำมีความหมายและแรงจูงใจในระดับที่เราพึงพอใจไหม เรามีโอกาสที่จะได้แสดงศักยภาพ ใช้จุดแข็งในการทำงานมากน้อยเพียงใด หรือแม้แต่เรื่องที่หัวหน้าสนับสนุนและมีทรัพยากรเพียงพอในการทำงานที่เหมาะสมดีหรือไม่ ทั้งในมุมบุคลากรและเครื่องมืออื่นๆ เช่น ซอฟแวร์ ฮาร์ดแวร์ สิ่งแวดล้อมในการทำงาน ก็สามารถอธิบายได้ครับ

3. โอกาสในการเรียนรู้และเติบโตในสายอาชีพ

อ้างอิงข้อมูลวิจัยจาก Gallup ผลสำรวจพบว่า 1 ใน 3 ของจำนวนคนที่ลาออก มีสาเหตุมาจากจากการขาดโอกาสและความก้าวหน้าในอาชีพการงานในองค์กร หรืออาจจะไม่ได้รับมอบหมายงานที่จะได้รู้เรียนทักษะ ความรู้ที่จำเป็นต่อความก้าวหน้าไหม มีความชัดเจนในเส้นทางอาชีพการงาน (caree path) หรือเปล่า

4. ความรู้สึกต่อหัวหน้างานและวัฒนธรรมองค์กร

ทัศนคติและมุมมองในการทำงานของหัวหน้าและองค์กร มีผลมากต่อการทำงานที่ราบรื่นของเรา การอธิบายถึงเรื่องนี้ จะช่วยให้ฝ่ายบุคคลปรับปรุงกระบวนการสัมภาษณ์เข้าทำงานได้เหมาะยิ่งขึ้น ส่วนตัวเชื่อว่าไม่ได้เป็นความผิดของเราหรือองค์กร แต่คนคนนึงอาจจะเหมาะกับวัฒนธรรมนึง แต่อีกคนอาจจะไม่เหมาะ

5. คำแนะนำเชิงสร้างสรรค์สำหรับองค์กรเพื่อการพัฒนาและปรับปรุง

ลองถามคำถามกับตัวเองว่า ถ้าเป็นไปได้ อะไรที่องค์กร หัวหน้างาน หรือเพื่อนร่วมงาน สามารถทำให้องค์กรดีขึ้นได้ จนเราตัดสินใจที่จะลาออกยาก ถือเป็นการนำเสนอมุมมองเชิงบวกในการแก้ปัญหากับองค์กร ซึ่งถ้าได้รับการพิจารณานำไปแก้ไข อย่างน้อยก็เป็นประโยชน์กับเพื่อนร่วมงานเราที่ยังทำงานอยู่กับองค์กร

6. สิ่งที่เราชอบมากที่สุดในการทำงานที่บริษัท

ยังเชื่อว่าทุกที่ในการทำงาน ยังมีแง่ดีให้เลือกที่จะมองและให้เรียนรู้ เมื่อต้องออกจากองค์กรไป นอกจากเรื่องที่ต้องปรับปรุง เรื่องที่เราคิดว่าเป็นสิ่งที่ดี กระบวนการทำงาน วัฒนธรรม ความรู้ที่ได้รับ ถือว่าเป็นสิ่งที่เรานำไปใช้ต่อได้ในอนาคต แม้ว่าการลาออกของพนักงานจะเป็นเหตุการณ์ที่ทุก ๆ องค์กรต้องเผชิญ แต่การลาออกของพนักงานในแต่ละครั้งนั้นองค์กรต้องเสียค่าใช้จ่ายในการหาบุคลากรใหม่ รวมไปถึงเวลาที่ต้องใช้ในการอบรมต่าง ๆ ดังนั้นการทำ Exit Interview จะเป็นส่วนที่ช่วยให้องค์กรได้รู้ถึงสาเหตุจริง ๆ ของการลาออกของพนักงาน จุดอ่อนขององค์กรที่ควรปรับปรุง ข้อมูลเหล่านั้นจะเป็นแนวทางที่จะทำให้องค์กรรักษาพนักงานคนอื่นให้อยู่กับองค์กรได้นานขึ้นอีกด้วย โดยการทำ Exit Interview มักจะทำกันในวันทำงานวันสุดท้ายของการทำงานเพื่อความสบายใจของพนักงานครับ

Facebook fanpage : GeeHRM Line@ : 640vtamj Tiktok : GeeHRM Website: GeeHRM